Artikel
Wat is een merchant account?
Een merchant account is een speciale rekening die het mogelijk maakt om kaartbetalingen te accepteren. In dit artikel lees je wat een merchant account is, hoe het werkt, welke kosten erbij komen kijken en hoe je er een opzet.
Wanneer een klant met een betaalkaart betaalt, gaat het geld niet rechtstreeks van de bankrekening van de klant naar de rekening van je bedrijf. Er zit een belangrijke schakel tussen. Hoe die is ingericht, heeft invloed op hoe snel je wordt uitbetaald, welke kosten je maakt en hoe eenvoudig je betaalinfrastructuur kan meegroeien met je bedrijf.
Die schakel is het merchant account. Het is een belangrijk onderdeel van de infrastructuur achter kaartbetalingen. Zeker voor grote bedrijven die veel transacties verwerken in verschillende landen en regio's, kan de inrichting ervan een grote impact hebben.
In dit artikel lees je:
Wat een merchant account is
Welke rol een merchant account speelt bij kaartbetalingen
Hoe je verschillende aanbieders van merchant accounts vergelijkt
Welke kosten bij een merchant account komen kijken
Hoe je stap voor stap een merchant account opzet
Een merchant account is een speciale rekening die wordt gebruikt bij het accepteren en verwerken van betalingen. Het houdt geld tijdelijk vast terwijl kaarttransacties worden geautoriseerd, verwerkt en afgerekend, voordat het geld wordt uitbetaald op de zakelijke bankrekening van je bedrijf.
Een merchant account is dus iets anders dan een gewone zakelijke bankrekening. Merchant accounts worden vaak aangeboden door de acquiring bank: de partij die verantwoordelijk is voor de verwerking van de kaartbetaling en de uiteindelijke uitbetaling van het geld.
Merchant accounts vormen daarmee een belangrijk onderdeel van payment processing.
Hoe werkt een merchant account?
Een merchant account speelt een centrale rol bij zowel de autorisatie als de uiteindelijke afwikkeling van een kaartbetaling.
Autorisatie: de acquirer stuurt via het kaartnetwerk een autorisatieverzoek naar de bank van de klant.
Goedkeuring: als de bank de betaling goedkeurt, wordt de transactie geautoriseerd en wordt het bedrag op de rekening van de klant gereserveerd.
Settlement: vervolgens wordt de betaling verwerkt en worden de fondsen via het kaartnetwerk naar het merchant account overgemaakt.
Uitbetaling: de acquirer verwerkt de fondsen en betaalt het geld uit op de zakelijke bankrekening van je bedrijf.
Lees ook: Hoe merchant services werken
Hoe zet je een merchant account op?
Er zijn grofweg twee manieren om een merchant account op te zetten:
Optie 1: Je vraagt rechtstreeks een merchant account aan bij een acquiring bank.
Optie 2: Je zet een merchant account op via je payment service provider.
Beide opties hebben hun eigen voor- en nadelen. Hieronder leggen we uit waar je rekening mee moet houden.
Optie 1: Een merchant account via een acquiring bank
Je kunt een merchant account rechtstreeks bij een acquiring bank aanvragen. Daarmee houd je zelf de controle over het proces en de afspraken met de bank.
Mogelijke voordelen van een merchant account via een acquiring bank zijn:
Lagere kosten bij hoge transactievolumes
Persoonlijke ondersteuning
Mogelijkheden voor bedrijven in sectoren met een hoger risicoprofiel
Het openen van een merchant account bij een bank kan enkele dagen tot een paar weken duren. Acquiring banks voeren doorgaans een acceptatie- en risicobeoordeling uit om hun risico te beperken.
Daarvoor moet je meestal informatie over je bedrijf aanleveren, zoals de officiële bedrijfsnaam, fiscale gegevens en de gegevens van je zakelijke bankrekening.
Optie 2: Een merchant account via je payment provider
Sommige payment providers bieden hun klanten zelf toegang tot merchant accounts. Het aanvraagproces kan daardoor sneller en eenvoudiger zijn. Omdat een payment provider al inzicht heeft in je betaalactiviteiten en bedrijfsgegevens, kan deze de risico's vaak efficiënter beoordelen.
Mogelijke voordelen van een merchant account via een payment provider zijn:
Een snel aanvraagproces
Een eenvoudige prijsstructuur, bijvoorbeeld op basis van een vast tarief
Flexibele contractvoorwaarden
Niet iedere payment provider biedt echter dezelfde mogelijkheden. Kijk daarom naar een provider met een bewezen staat van dienst die grote volumes aan enterprise-betalingen kan verwerken en een internationale aanwezigheid heeft die aansluit bij de markten waarin je actief bent.
Kijk daarnaast goed naar de kostenstructuur en naar de manier waarop het merchant account integreert met de rest van je betaalinfrastructuur.
Hoe kies je een aanbieder van merchant accounts?
Welke aanbieder het beste bij je past, hangt af van je bedrijfsmodel, de markten waarin je verkoopt en de complexiteit van je betalingen en rapportages.
Een merchant account staat bovendien niet op zichzelf. Het is onderdeel van je bredere betaalinfrastructuur. Daarom is het belangrijk om verder te kijken dan alleen de kosten of snelheid van het openen van een account.
Hoewel een goede provider je tijdens dit proces begeleidt, zijn er een aantal belangrijke punten om mee te nemen in je keuze.
Internationale aanwezigheid
Afhankelijk van de structuur van je bedrijf heb je mogelijk meerdere merchant accounts nodig. Je hebt doorgaans een merchant account nodig voor iedere juridische entiteit waarmee je betalingen verwerkt. Veel internationale bedrijven richten hun accounts per regio in, terwijl andere bedrijven de structuur volledig baseren op hun juridische entiteiten.
Voor grote internationale organisaties is het daarom belangrijk om een provider te kiezen die deze complexiteit kan ondersteunen. Kijk bijvoorbeeld of een provider merchant accounts voor meerdere valuta's ondersteunt en hoe buitenlandse valuta worden verwerkt.
Beoordeel dit altijd in combinatie met de rest van de internationale betaalmogelijkheden van de provider.
Ondersteuning voor verschillende kanalen
Afhankelijk van je betaalmethoden en kanalen kan het verstandig zijn om verschillende merchant accounts op te zetten. Door bijvoorbeeld online en fysieke betalingen van elkaar te scheiden, kun je geldstromen en rapportages eenvoudiger beheren en verschillende toegangsrechten instellen.
Afhankelijk van je bedrijf kun je bijvoorbeeld gebruikmaken van:
Merchant accounts voor online betalingen
Merchant accounts voor ACH-betalingen
Merchant accounts voor betalingen via fysieke verkooppunten (POS)
Uitbetalingssnelheid en cashflow
Zolang geld in een merchant account wordt verwerkt, kun je er nog niet vrij over beschikken. Afhankelijk van de bank en provider kan het tot vijf werkdagen duren voordat betalingen op je zakelijke bankrekening staan.
De snelheid van uitbetalingen verschilt per provider, regio, betaalmethode en risicoprofiel. Dit kan directe gevolgen hebben voor je cashflow en is daarom met name voor financiële teams een belangrijke factor.
Sommige providers bieden bijvoorbeeld instant payouts, terwijl andere partijen enkele dagen nodig hebben om betalingen uit te betalen.
Integratie en operationele aansluiting
Ook de technische implementatie is belangrijk. Als je miljoenen transacties verwerkt, wil je kunnen vertrouwen op een stabiele infrastructuur en zo min mogelijk complexiteit tussen je merchant account, payment processor, kaartnetwerken en banken.
Kijk daarom goed naar hoe het merchant account integreert met de rest van je organisatie, en in het bijzonder met je bestaande betaalinfrastructuur.
Denk bijvoorbeeld aan integraties met je point-of-sale-systeem en je webshop. Een andere mogelijkheid is om te kiezen voor een provider die de volledige betaalverwerking binnen één platform aanbiedt.
Beveiliging en compliance
Ieder onderdeel van het betaalproces moet veilig zijn. Kijk daarom naar de reputatie en beveiligingsstandaarden van een provider en vraag hoe deze in de praktijk worden gewaarborgd.
Voor internationale bedrijven kunnen bovendien verschillende lokale wet- en regelgevingen gelden. Waar je ook actief bent, PCI DSS-compliance is een belangrijk aandachtspunt bij het verwerken van kaartgegevens.
Ook de technische architectuur speelt een rol in de beveiliging. Wanneer de volledige betaalverwerking binnen één geïntegreerd systeem plaatsvindt, zijn er minder afzonderlijke schakels en daarmee minder potentiële punten waar problemen kunnen ontstaan.
Welke kosten zijn verbonden aan een merchant account?
Het beheren van een merchant account brengt kosten met zich mee. Hoe deze kosten zijn opgebouwd, verschilt per provider en hangt onder andere af van de vraag of je rechtstreeks met een acquiring bank werkt of gebruikmaakt van een merchant account via een payment provider.
Bij een acquiring bank is een veelvoorkomend prijsmodel een percentage van het transactievolume. Daarnaast kunnen banken bijvoorbeeld kosten rekenen voor het openen van een account of voor het beëindigen van een contract.
Payment providers bundelen de kosten van een merchant account vaak binnen hun bredere prijsmodel. De precieze structuur verschilt per provider, maar kan onder andere bestaan uit:
Verwerkingskosten: interchange, scheme fees en de opslag van de provider.
Platform- en gatewaykosten: Kosten voor het gebruik van het betaalplatform of de payment gateway.
Kosten voor disputen en refunds: De verwerking van chargebacks, informatieverzoeken en terugbetalingen kan invloed hebben op de totale kosten.
Kosten voor internationale betalingen en valuta: Wanneer je internationale betalingen accepteert, kunnen wisselkoerskosten en cross-border fees een aanzienlijk verschil maken in je totale kosten.
Tools voor risico- en fraudebeheer: Sommige functionaliteiten zijn standaard inbegrepen, terwijl voor andere oplossingen, zoals 3D Secure en fraudepreventie, aanvullende kosten kunnen gelden.
Wanneer je providers vergelijkt, is het daarom verstandig om niet alleen naar de afzonderlijke tarieven te kijken. Vraag ook hoe een provider je helpt om de totale kosten van betalingen te verlagen.
Een goede provider kijkt daarbij naar de volledige betaalflow en helpt je de juiste balans te vinden tussen conversie, autorisatiepercentages, veiligheid en kosten.
Eenvoudig een merchant account opzetten met Adyen
Met Adyen kun je eenvoudig aan de slag met een merchant account. Wanneer je betalingen met Adyen gaat accepteren, krijg je automatisch een merchant account.
Zodra je account is ingericht, krijg je toegang tot persoonlijke ondersteuning. Daarnaast kan de prijsstelling worden afgestemd op hogere transactievolumes.
Merchant accounts zijn onderdeel van ons uniforme betaalplatform. Als payment provider ondersteunen we het volledige betaalproces, van de payment gateway tot de uiteindelijke uitbetaling. Daarnaast treedt Adyen zelf op als acquirer.
Doordat deze onderdelen binnen één platform samenkomen, hoeft betaaldata niet tussen verschillende externe partijen te worden doorgegeven. Onze betaalinfrastructuur is door Adyen zelf gebouwd en wordt door onze eigen engineers beheerd. Dat vermindert het aantal externe schakels in de betaalflow en helpt bedrijven hun betalingen eenvoudiger en op schaal te beheren.
Benieuwd hoe onze banklicenties het beheren en verwerken van betalingen eenvoudiger maken? Lees meer over de banklicenties van Adyen of neem contact op met ons team om aan de slag te gaan.