Self-Order, Full Service: Coffee Fellows digitalisiert das Gasterlebnis mit Adyen

1999 hat Kathrin Tewes ihr erstes Café in der Münchner Innenstadt eröffnet, inspiriert von Konzepten aus London und Nordamerika. Damit hat sie den Grundstein für die größte Kaffeehauskette Deutschlands gelegt. Heute ist Coffee Fellows ein internationales Franchise mit rund 100 Millionen Euro Umsatz und vielen internationalen Standorten, seit 2023 auch in den USA.

Parallel zum globalen Wachstum entwickelt das Unternehmen ständig neue Geschäftsmodelle, wie Filialen an Autobahnraststätten, Foodfactory-Konzepte und eigene Hotels. Das Kerngeschäft bleibt aber der klassische Coffeeshop in der Innenstadt mit hochwertigem Kaffee, frischen Snacks und einer modernen „Feel at Home“-Atmosphäre.

Um ihrem hohen Anspruch an Qualität und Service auch in Zukunft gerecht zu werden, setzt Coffee Fellows verstärkt auf moderne Software- und Hardwarelösungen.

Die Gastronomie-Branche leidet seit Jahren unter einem akuten Personalmangel. Diese Entwicklung wurde auch bei Coffee Fellows spürbar. Besonders an stark frequentierten Standorten stießen die Teams zunehmend an ihre Grenzen. Hinzu kamen zeitintensive Aufgaben wie der tägliche manuelle Kassenschluss und fehlende Transparenz in das Kauf- und Zahlungsverhalten der Gäste. 

Coffee Fellows wollte diesen Herausforderungen gezielt mit digitalen Lösungen begegnen. Der bisherige Zahlungsanbieter bremste diesen Weg jedoch aus: Veraltete Technologie und fehlende Schnittstellen machten die Umsetzung moderner Konzepte unmöglich. Deshalb war es Zeit für einen neuen Partner, der Anforderungen wie internationale Skalierbarkeit und technologische Flexibilität umsetzen konnte.

„Wir brauchten ein System, das auf unser tägliches Volumen und weiteres Wachstum ausgelegt ist. Manuelle Prozesse, die unsere Teams ausbremsen, mussten durch eine Lösung ersetzt werden, die mitdenkt und Effizienz ermöglicht.“

Stefan Tewes, CEO Coffee Fellows

Self-Order-Store in Düsseldorf

Die Wahl fiel auf Adyen. Die Zahlungsplattform ermöglicht es Coffee Fellows, alle Online- und Offline-Zahlungen zentral zu steuern. Dank moderner API-Anbindung lassen sich bestehende und neue Systeme nahtlos integrieren.

Adyen dient als zentrale Schnittstelle zwischen den Systemen und bildet die technische Grundlage für neue Store-Konzepte wie Self-Order oder Cashless-Checkout. Die Terminals unterstützen Kartenzahlungen, mobiles Bezahlen und digitales Trinkgeld und sind inzwischen in über 40 Filialen im Einsatz.

Ein besonderer Vorteil: Adyen war bereits mit dem eingesetzten Managementsystem von Coffee Fellows kompatibel, was die technische Umsetzung deutlich erleichterte. Das Rollout verlief dank der engen Abstimmung mit dem Adyen-Team absolut reibungslos, wie Stefan Tewes bestätigt.

„Unser Ziel war es, ein Setup zu schaffen, das unser Wachstum unterstützt, die Teams entlastet und unseren Gästen ein besseres Erlebnis bietet. Mit Adyen haben wir einen Partner gefunden, der all das möglich macht, und das nahezu out of the box.“

Stefan Tewes, CEO Coffee Fellows

Auf der neuen technischen Basis setzt Coffee Fellows mehrere digitale Store-Konzepte um. In Berlin, Düsseldorf, Hamburg und Sylt wurden die ersten bargeldlosen Filialen eröffnet. Gäste zahlen dort ausschließlich digital über Adyen-Terminals. Das reduziert den operativen Aufwand deutlich und kommt auch bei den Gästen gut an. 

In Düsseldorf hat der erste Self-Order-Store eröffnet, weitere Standorte folgten. In diesen Filialen entfallen klassische Kassen komplett. Gäste bestellen direkt am digitalen Terminal und bezahlen über das integrierte Zahlungssystem. Das reduziert Warteschlangen und gibt den Gästen mehr Zeit, sich durch das Sortiment zu klicken – oft mit dem Effekt, dass zusätzliche Produkte der Bestellung hinzugefügt werden.

„Wir haben jetzt Zugriff auf Tools, die viele Abläufe deutlich vereinfachen. Das heißt für uns: weniger manuelle Aufgaben, mehr Zeit für die Gäste. Gerade zu Stoßzeiten ist das eine große Entlastung.“

Jeanette Quandt, Area Managerin Nordrhein-Westfalen

Self-Order-Terminals in Düsseldorf

Seit der Umstellung berichtet Coffee Fellows von klar messbaren Ergebnissen: In Self-Order-Filialen ist der durchschnittliche Bestellwert um rund 30 % gestiegen. Gleichzeitig konnte der Personalbedarf um etwa 40 % reduziert werden, ohne dass die Servicequalität darunter leidet.

Auch an den klassischen Kassen zeigt sich ein positiver Effekt: Die voreingestellten Trinkgeldoptionen auf den Adyen-Terminals (50 Cent, 1 oder 2 Euro) führen im Schnitt zu deutlich höheren Beträgen für das Servicepersonal. Die neue Systemarchitektur hilft außerdem dabei, Kosten zu senken und Abläufe zu vereinfachen. Viele manuelle Prozesse wurden durch digitale Lösungen ersetzt, die sich nun in das zentrale BI-System der Buchhaltung eingliedern und sowohl für Coffee Fellows als auch den Pächtern Arbeitsaufwand ersparen.  Über die Adyen Customer Area haben Franchise-Partner und Store Manager jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen: von Zahlungshistorien und Transaktionsstatistiken bis hin zu Rechnungen und Terminal-Einstellungen.

Adyen erleichtert die Expansion in weitere neue Märkte mit einem flexiblen Zahlungssystem, das sich lokalen Anforderungen anpasst und bietet zugleich die technologische Basis für kommende Features wie App-Bestellungen, Loyalty-Programme und weitere digitale Touchpoints. Die Umsetzung gelingt schnell und verlässlich, unterstützt durch den persönlichen Service des Adyen-Teams.