Una checklist per hotel di successo: dai metodi di pagamento alle ultime tecnologie per garantire soggiorni da favola

Diversificare le opzioni di incasso aiuta a ridurre i tassi di abbandono in fase di prenotazione e velocizza le procedure alla reception.

Carte di credito e debito

I circuiti internazionali (come Visa, Mastercard e American Express) rimangono fondamentali. Garantire l'accettazione fluida delle carte di credito e debito, sia online che in presenza, permette di gestire preautorizzazioni e depositi in totale sicurezza.

Pagamenti mobile e digital wallet

I digital wallet, come Apple Pay e Google Pay™, sono un’opzione sempre più rilevante per molti viaggiatori. Offrire questi sistemi permette di completare gli acquisti con un semplice tocco dallo smartphone, saltando l'inserimento manuale dei dati della carta.

Link di pagamento

Attraverso soluzioni come Pay by Link, gli hotel possono inviare un link sicuro via e-mail, SMS o chat per richiedere il saldo o un deposito prima dell'arrivo. Questo sistema può aiutare a raccogliere depositi o pagamenti anticipati, riducendo l’esposizione a no-show e cancellazioni tardive, così come i tempi di attesa al check-in.

QR Code

I codici QR offrono un'opzione pratica per i pagamenti rapidi, ad esempio presso il bar, il ristorante dell'hotel o la spa. L'ospite inquadra il codice con il proprio dispositivo e autorizza la transazione in pochi secondi.

Contanti

Sebbene l'uso del contante sia in calo, rimane una scelta utilizzata per piccoli importi o da specifiche tipologie di viaggiatori. Mantenere l'opzione del contante per le spese minori garantisce la massima inclusività, affiancandosi ai canali digitali.

Offrire più opzioni è il primo passo. Per rendere l’esperienza fluida lungo tutto il soggiorno, dalla prenotazione al check-out, è però importante stare sempre al passo coi tempi, implementando le tecnologie più adatte e collegando i diversi touchpoint di pagamento ai sistemi gestionali e ai processi operativi della struttura. 

Pagamenti POS in struttura 

Il terminale POS rappresenta un'infrastruttura fisica indispensabile per accettare pagamenti in presenza supportando diverse opzioni digitali tra quelle che abbiamo appena analizzato. I dispositivi di nuova generazione, in particolare i modelli portatili (mPOS), superano il concetto del classico "lettore" ancorato al bancone, consentendo allo staff di processare le transazioni ovunque si trovi l'ospite, dal ristorante alla spa, fino al bordo piscina. Se integrati con il PMS e gli altri sistemi gestionali, aiutano a mantenere più coerenti i dati tra pagamento, conto dell’ospite e prenotazione. 

Pagamenti "Self-Service"

Chioschi interattivi e check-in da smartphone consentono agli ospiti di saltare la coda all'arrivo. Attraverso terminali self-service non presidiati (unattended) o soluzioni integrate sul sito web, i clienti possono registrare la propria carta, pagare il soggiorno e ricevere la chiave della stanza in totale autonomia. Questo elimina i colli di bottiglia nei momenti di picco, garantendo un'esperienza fluida fin dal primo istante.

Automazione e sicurezza

Allo stesso tempo, per il personale, l’obiettivo è fare in modo che questa maggiore flessibilità per l’ospite non introduca nuove complessità operative. I processi manuali rallentano il lavoro del team e aumentano il rischio di errori. Integrare i pagamenti con i sistemi gestionali dell'hotel consente di automatizzare le autorizzazioni e le verifiche di sicurezza, anche attraverso tecnologie come la tokenizzazione. Sostituire i dati della carta con un token, riduce infatti l’esposizione delle informazioni sensibili e consente di gestire in sicurezza eventuali spese aggiuntive anche dopo il check-out. Se vuoi scoprire di più su come l'innovazione software ottimizza i flussi di lavoro, puoi consultare la nostra guida su come .

Riconciliazione automatica

Dietro le quinte, la corrispondenza manuale tra gli incassi sul conto corrente, i report delle OTA e le transazioni richiede ore di faticoso lavoro amministrativo. La riconciliazione automatica abbina invece le transazioni con le riserve di cassa in tempo reale, offrendo al dipartimento finanziario un controllo chiaro e costante.

Virtual Credit Cards (VCC)  

Tra i flussi che possono richiedere una gestione più strutturata rientrano anche i pagamenti provenienti dai canali di prenotazione indiretti. Le Virtual Credit Cards sono un sistema di incasso B2B utilizzato dalle agenzie di viaggio online (OTA). L’impiego delle VCC consente di incassare i fondi secondo le condizioni concordate, evitando errori manuali di digitazione da parte dello staff.

Un checkout web chiaro, veloce e privo di ostacoli trasmette immediata fiducia al cliente fin dalla fase di prenotazione. Per approfondire come ottimizzare le strategie di incasso della tua struttura, scopri le nostre soluzioni dedicate ai pagamenti in hotel.

Convertire la prenotazione online è fondamentale, ma per proteggere l'incasso e garantire la massima flessibilità occorre gestire al meglio la fase di preautorizzazione.

Le preautorizzazioni servono a bloccare temporaneamente un importo sulla carta dell'ospite per coprire il costo della camera o le spese extra durante il soggiorno (minibar, ristorante, spa). Gestire questo processo in modo fluido richiede la definizione chiara di importi, tempistiche e condizioni di rilascio, oltre a un efficace collegamento tra sistema di prenotazione, PMS e pagamenti. In questo modo si evitano blocchi prolungati o incomprensioni al momento del saldo finale, migliorando la trasparenza verso l'ospite.

Le preautorizzazioni servono a bloccare temporaneamente un importo sulla carta dell'ospite per coprire il costo della camera o le eventuali spese extra durante il soggiorno (minibar, ristorante, spa). Gestire questo processo in modo fluido richiede un'integrazione diretta tra il terminale POS, il gateway e il PMS dell'hotel. In questo modo si evitano blocchi prolungati o spiacevoli incomprensioni al momento del saldo finale, migliorando la trasparenza verso l'ospite e tutelando le entrate della struttura.

Oltre a migliorare l'esperienza dell'ospite, una gestione snella delle preautorizzazioni influisce sull'ottimizzazione dei costi di gestione delle transazioni.

L'accettazione dei pagamenti comporta costi di gestione, commissioni dei circuiti e tariffe di elaborazione. Per mantenere sotto controllo queste spese, le strutture alberghiere devono analizzare la propria struttura commissionale e adottare la tecnologia giusta per eliminare le inefficienze operative. Diversi gruppi alberghieri hanno ristrutturato l'intera architettura degli incassi per sostenere l'espansione del business: guarda l'esempio di per capire come un'unica infrastruttura tecnologica riduca l'impatto economico delle transazioni.

L'esperienza dell'ospite non si limita alla qualità della camera, ma comprende ogni momento di contatto con la struttura. Un sistema di pagamento moderno ed efficiente elimina le attese al bancone e rende la fase di saldo un momento semplice e veloce. Come evidenziato nei nostri approfondimenti sull'evoluzione del settore nell'ospitalità nel report Adyen, i viaggiatori di oggi cercano flessibilità e una tecnologia invisibile che renda il soggiorno fluido e senza intoppi.

Adottare un approccio basato sullo unified commerce consente di raccogliere e gestire i dati delle transazioni online e in presenza in un unico sistema. Con un'unica piattaforma end-to-end, i gestori alberghieri ottengono una visione panoramica del comportamento dei clienti, semplificano le operazioni amministrative ed eliminano la complessità legata alla gestione di molteplici fornitori di servizi di pagamento.