Conciliación financiera: todo lo que necesitas saber

La conciliación financiera es un proceso contable donde los negocios comparan dos conjuntos de datos financieros. El objetivo principal es garantizar que la información sea correcta e identificar y resolver discrepancias desde el principio del proceso.

El proceso de conciliación financiera

La conciliación financiera implica revisar y cotejar registros internos con documentos externos, como facturas, recibos y estados bancarios.

Las empresas realizan conciliaciones de manera regular para mantener la integridad de sus registros contables y abordar discrepancias de manera oportuna.

La conciliación financiera verifica la confiabilidad de los estados financieros de una empresa. Los negocios hacen esto para confirmar que se acrediten con precisión los ingresos y que la salida de fondos se alinee correctamente con los pagos documentados y reconocidos.

Importancia de la conciliación financiera para las empresas

Hay muchas razones por las que la conciliación financiera beneficia a los negocios:

• Registros financieros precisos: cuando una empresa procesa o registra transacciones financieras, podría haber discrepancias y errores. La conciliación es un método para identificar estas discrepancias y resolverlas.

• Detección de fraudes: la conciliación financiera es una manera de proteger a los negocios frente al fraude. Al comparar sus registros, las empresas pueden encontrar discrepancias e identificar si una transacción es fraudulenta.

• Cumplimiento de las normas reglamentarias: la conciliación ayuda a los negocios a cumplir con normas y regulaciones. Una conciliación bancaria precisa permite seguir los estándares de auditoría y generar estados financieros alineados con directrices regulatorias.

• Toma de decisiones: la conciliación financiera ayuda a tener mayor confianza en la precisión de la información y tomar mejores decisiones estratégicas a partir de una base sólida de datos financieros.

Las empresas llevan a cabo distintos tipos de conciliación: 

Conciliación de pagos

La conciliación de pagos es un proceso financiero en el que las empresas comparan los pagos realizados o recibidos con los registros contables y estados financieros para asegurarse de que coincidan.

Conciliación de POS 

La conciliación de puntos de venta (POS) es similar a la conciliación de pagos, con la diferencia de que se enfoca en las transacciones en esos sistemas.

Conciliación entre empresas

La conciliación entre empresas compara y verifica transacciones financieras entre negocios que son propiedad de un mismo grupo.

Conciliación de inventario

La conciliación de inventario es el proceso de comparar datos del inventario con lo que la empresa tiene en existencias.

Conciliación de wallets digitales

La conciliación de wallets digitales implica verificar las transacciones de este método de pago para garantizar que los registros internos se alineen con los estados de sus proveedores.

Aunque la conciliación financiera es esencial, los negocios suelen tener dificultades para llevarla a cabo. Muchos se enfrentan a desafíos que hacen que el proceso sea complejo y engorroso, entre ellos:

Proveedores tradicionales

Muchas empresas trabajan con proveedores tradicionales que tienen distintos sistemas desconectados para operaciones en línea y en tienda, lo que dificulta la conciliación. 

En estos casos no es posible automatizar el proceso ya que los proveedores usan tecnología tradicional y no ofrecen las innovaciones necesarias. Los negocios terminan por hacer el proceso de manera manual y tardan días en revisar todos los sistemas desconectados. 

Además, esto suele requerir equipos específicos, que puede llevar a que más de cuatro empleados de tiempo completo estén enfocados en la conciliación, lo que resulta en gastos operativos elevados y pérdida de tiempo y recursos.

Procesos fragmentados

Algunas empresas suelen trabajar en muchas regiones, con distintos proveedores de servicios de pago. Los diferentes bancos adquirentes y los sistemas fragmentados hacen difícil la tarea de consolidar los datos y conciliar los pagos de diferentes tiendas.

Si un equipo central de finanzas necesita un informe de una región específica, deberá descargar informes de cada país manualmente y combinarlos. A veces, los equipos locales pueden tardar días en enviar estos informes.

Otro desafío es que los equipos de conciliación reciben diferentes formatos según los distintos métodos de pago y unificar todo en un mismo formato puede llevar tiempo.

Errores y gastos elevados

Cuando la conciliación se hace de manera manual, existe un mayor riesgo a cometer errores, y esto implica que los equipos tendrán que dedicar tiempo a la corrección y resolución de problemas.

Los errores humanos pueden llevar a incumplimientos, lo que da lugar a sanciones o consecuencias legales.

Los negocios que dependen de la conciliación manual también pierden tiempo valioso, recursos y dinero. Más del 30% de las organizaciones considera que los errores en los procesos manuales son el principal desafío para la conciliación financiera.

La mejor manera de realizar la conciliación financiera es automatizar el proceso. De esa forma, los negocios ahorran tiempo y recursos, y se enfocan en lo importante. Estos son algunos beneficios de la conciliación automatizada:

• Proceso simplificado: todos los datos, de todas las operaciones y canales, se consolidan en un sistema único, lo que reduce los gastos generales y el tiempo invertido. Además, se obtienen informes más precisos y oportunos.

• Vista centralizada: se brindan servicios integrales de conciliación en una ubicación central y en un solo formato.

• Menos errores humanos: se implementa la conciliación automática para eliminar errores humanos de los procesos manuales y simplificar la recuperación de datos en diversas fuentes.

Los negocios necesitan un software de conciliación financiera que pueda ofrecer tecnología moderna para automatizar el proceso. Esto se suma a una tendencia que crece en México, donde más del 50% de las organizaciones financieras tiene procesos totalmente automatizados.

A medida que surgen nuevas tecnologías financieras, aumentar la eficiencia de la conciliación se vuelve más sencillo. Los negocios pueden aprovechar esta oportunidad para adoptar un proceso de conciliación financiera eficiente que ahorre tiempo, esfuerzo y recursos, y les permita enfocarse en otras iniciativas empresariales importantes que generen más valor.

A través de nuestro portal unificado de informes, Adyen permite conciliar y liquidar transacciones de manera sencilla con diversos métodos y canales, en un solo lugar y con un mismo formato. 

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Con Adyen, obtienes una plataforma única para simplificar operaciones y garantizar que todas las conciliaciones se hagan en el mismo lugar. Esto incluye:

• Conciliación automática en tiempo real

• Conciliación consolidada

• Conciliación con un uso eficiente de los recursos

Los negocios que adoptaron la solución de Adyen, redujeron de cuatro a uno la cantidad de empleados de tiempo completo que trabajan en la conciliación. Tu equipo ahorra días para la conciliación y puede enfocarse en mejorar las experiencias de los clientes y hacer crecer el negocio.

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