Wie ToolTime mit Embedded Payments den Alltag im Handwerk erleichtert
Zettelwirtschaft, Zahlungsverzögerungen, Wochenenden im Büro – für viele Handwerksbetriebe ist das Alltag. ToolTime, eine führende Handwerkersoftware in Deutschland, ändert das mit ihrem Produkt ToolTime Pay. Mit dem ersten digitalen Zahlungssystem speziell fürs Handwerk werden 100 % der eingehenden Zahlungen automatisch zugeordnet und auch Zahlungserinnerungen automatisiert versendet. Handwerksbetriebe sparen bis zu acht Stunden operativen Aufwand pro Woche und profitieren von einem beschleunigten Zahlungseingang.
Diese Case Study zeigt, wie Plattformen mit Embedded Payments echten Mehrwert schaffen – und wie eine partnerschaftliche Umsetzung zum Erfolgsfaktor wird.
Die Herausforderung
ToolTime gehört zu den führenden Software-Plattformen für das Handwerk im deutschsprachigen Raum – mehr als 15.000 Handwerker organisieren mit der cloudbasierten Lösung ihren gesamten Arbeitsalltag. Vom Angebot über die Terminplanung bis hin zur Zeiterfassung: Alles läuft digital, mobil und mit nur wenigen Klicks. Desktop-Software und App greifen nahtlos ineinander – für maximale Transparenz zwischen Baustelle und Büro.
Doch bei einem zentralen Punkt im täglichen Ablauf blieb der Prozess lange analog: dem Zahlungsmanagement. Viele Betriebe arbeiteten mit manuellen Bankabgleichen, fehlender Übersicht über Zahlungseingänge und einem Mahnwesen, das oft abends oder am Wochenende erledigt werden musste. Für die vielen kleinen, inhabergeführten Betriebe bedeutet das eine zusätzliche Belastung – zeitlich wie finanziell.
„Zahlungen waren die letzte Blackbox im Workflow unserer Kunden – mit ToolTime Pay haben wir daraus ein smartes System gemacht, das sich nahtlos integriert und echte Entlastung bringt. Unsere Kunden waren von Anfang an begeistert – besonders von den Funktionen, die fehleranfällige und monotone Aufgaben automatisieren.“
Marcel Mansfeld, Co-Founder & Chief Product Officer, ToolTime
Die Lösung
ToolTime Pay wurde auf Basis konkreter Kundenrückmeldungen gemeinsam mit Adyen entwickelt – als nahtlose Erweiterung der bestehenden Plattform. Statt umständlichem manuellen Zahlungsabgleich oder externen Tools läuft der gesamte Prozess jetzt an einem Ort: vom Rechnungsversand über den Zahlungseingang bis hin zur automatisierten Erinnerung.
Das Entwicklerteam von ToolTime profitierte dabei von der durchdachten technischen Infrastruktur und der engen persönlichen Betreuung seitens Adyen. Die APIs waren klar dokumentiert, die Ansprechpartner immer erreichbar – eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe, bei der nicht nur das Endergebnis stimmte, sondern auch der Weg dorthin.
Im Zentrum der Lösung stehen zwei Adyen-Produkte:
Payments für die reibungslose Abwicklung gängiger Zahlungsmethoden wie Überweisung, Kreditkarte oder Apple Pay
Business Accounts, die den automatisierten Zahlungsabgleich und die transparente Auszahlung an ToolTime-Kunden ermöglichen
„Früher mussten wir Zahlungseingänge mühsam abgleichen und offene Rechnungen manuell nachverfolgen. Jetzt passiert das automatisch, und wir haben jederzeit einen klaren Überblick über unsere Finanzen.“
Mert Torun, Inhaber von EMT-Elektrotechnik
Die Ergebnisse
Dank des optimierten Zahlungsprozesses werden Handwerksbetriebe schneller bezahlt – ein Liquiditätsschub, der insbesondere kleinen und mittelständischen Unternehmen in ganz Deutschland zugutekommt. 100 % der Zahlungseingänge werden automatisch der richtigen Rechnung zugeordnet – inklusive transparenter Einsicht in alle Transaktionsdetails wie Zahlungsmethode, Betrag oder Datum. Offene Rechnungen werden angezeigt und lassen sich wahlweise manuell oder vollständig automatisiert anmahnen. Nutzer berichten von bis zu acht Stunden Zeitersparnis pro Woche – Zeit, die zuvor in Bankabgleiche, Mahnwesen und manuelles Nachfassen geflossen ist. Mit ToolTime Pay haben Betriebe wieder den Kopf frei – für ihr Handwerk und ihre Kunden.
„Durch die Automatisierung mit ToolTime Pay haben wir einen richtig guten Überblick, ohne wahnsinnig viel Arbeit reinzustecken – und sind damit Herr unserer Zahlen.“
Samir Nashmi, Geschäftsführer, Clara
Mit der Einführung von ToolTime Pay hat sich das Unternehmen strategisch positioniert – als erste Handwerkersoftware mit vollständig integrierter Zahlungslösung. Mehr als zwei Milliarden Euro Rechnungsvolumen werden jährlich über die Plattform generiert, das zeigt das große Potenzial des Zahlungssystems in der Gesamtentwicklung ihrer Software. Automatisierte Prozesse und ein wachsender Anteil digitaler Zahlungen wirken sich positiv auf die Unit Economics aus, was wiederum in die stetige Weiterentwicklung des Produkts fließt – und somit direkt beim Kunden ankommt.
„Wir haben uns bewusst für Adyen entschieden, weil es sich um eine der weltweit führenden Plattformen im Bereich Embedded Finance handelt – und gleichzeitig um ein europäisches Unternehmen, das höchste Anforderungen an Sicherheit, Skalierbarkeit und regulatorische Konformität erfüllt.“
Marcel Mansfeld, Co-Founder & Chief Product Officer, ToolTime