Allt du behöver veta om avstämning

Finansiell avstämning är en redovisningsprocess där företag jämför två olika uppsättningar finansiella data. Målet är att säkerställa att informationen är korrekt och att identifiera och lösa eventuella avvikelser tidigt i redovisningsprocessen.

Processen bakom finansiell avstämning

Finansiell avstämning innebär kontroll och matchning av interna register med externa dokument, såsom fakturor, kvitton och kontoutdrag. Enkelt förklarat behöver ens interna siffror på pengar som kommer in och ut stämma överens med de fakturor, kvitton och kontoutdrag som gjorts i praktiken.

Företag genomför dessa avstämningar regelbundet för att upprätthålla integriteten i finansiella register och omedelbart åtgärda avvikelser.

Finansiell avstämning verifierar tillförlitligheten av ett företags finansiella rapporter. Företag gör detta för att bekräfta att finansiella rapporter är förenliga med inkommande intäkter och att utflödet av pengar överensstämmer med dokumenterade och bekräftade betalningar.

Det finns flera skäl till att finansiell avstämning är viktig och värdefull för företag:

• Korrekta finansiella poster: När ett företag hanterar eller registrerar finansiella transaktioner kan avvikelser och fel inträffa. Avstämningar fungerar som en metod för att hitta dessa skillnader och åtgärda dem.

• Identifiera bedrägerier: Finansiell avstämning är ett sätt att skydda företag från bedrägerier. Genom att jämföra register kan företag hitta avvikelser som kan tyda på att en transaktion var bedräglig.

• Regelefterlevnad på regulatorisk nivå: Avstämning hjälper företag att efterleva de regelverk som gäller för redovisning av finanser. Korrekt finansiell avstämning krävs för att företag ska leva upp till redovisningsregler och skapa finansiella rapporter (som exempelvis årsredovisningar) som överensstämmer med regulatoriska riktlinjer.

• Beslutsfattande: Finansiell avstämning hjälper företag att säkerställa korrekta uppgifter i deras viktigaste information. Detta ger även företaget möjligheten att fatta informerade och strategiska beslut utifrån finansiella insikter som målar en representativ bild av verksamheten.

Det finns olika typer av avstämningar som företag genomför, exempelvis:

Avstämning av betalningar

Avstämningar av betalningar är en process där företag jämför genomförda och inkomna betalningar med sina uppgifter i sin finansiella rapportering för att säkerställa att dessa två register överensstämmer.

Avstämning för POS-transaktioner

Avstämning för point of sale (POS) liknar avstämning för betalningar. Skillnaden är att avstämning för POS fokuserar på transaktioner i fysisk miljö med betalterminaler.

Avstämning inom koncernen

Avstämningar inom koncernen åsyftar processen av att jämföra och verifiera transaktioner som sker mellan företag inom samma företagskoncern.

Avstämning för inventering av lager

Avstämning för inventering av lager handlar om att jämföra ens data för lagerstatus med ens faktiska varulager.

Avstämning för mobila plånböcker

Avstämning för mobila plånböcker handlar om att verifiera transaktioner från transaktioner från mobila plånböcker för att säkerställa att intern data överensstämmer med rapporter från externa mobila plånböcker.

Även om finansiell avstämning är avgörande för verksamheten har många företag problem med processen. Många möter utmaningar som gör processen mer komplex och omständig. Dessa utmaningar kan bland annat handla om:

Äldre leverantörer

Många företag arbetar med äldre leverantörer som har fragmenterade system för transaktioner i butik och e-handel. Detta medför onödiga och stora problem för avstämning. Att automatisera processen är inte möjligt eftersom dessa leverantörer ofta använder äldre infrastruktur och inte erbjuder de moderna lösningar som krävs. Istället tvingas företag att sköta avstämningen manuellt, vilket kan ta flera arbetsdagar på grund av de fragmenterade försäljningskanalerna och systemen. Företag måste därför skapa specifika arbetsgrupper som ofta utgörs av minst fyra anställda som endast arbetar med finansiell avstämning, vilket skapar höga (och onödiga) kostnader, för att inte nämna den tid och resurser som går till uppgifter som enkelt kan automatiseras.

Fragmenterade processer

Stora företag driver ofta verksamhet i flera regioner, med flera butiker och betaltjänstleverantörer. De olika kortinlösande bankerna och fragmenterade systemen skapar enorma utmaningar när man vill genomföra sina avstämningar.

Om den centrala ekonomiavdelningen behöver få ut en rapport för en specifik region måste de manuellt ladda ner rapporter från varje land och kombinera dessa. Detta kan ta dagar för lokala team att ta fram.

En annan utmaning med avstämningar är att arbetsgruppen får olika format för olika betalningsmetoder. Att skapa en enhetlig avstämning utifrån detta är väldigt tidskrävande.

Höga kostnader och många fel

Eftersom avstämningar oftast är manuella medförs risken av mänskliga fel, vilket leder till att medarbetare lägger mer tid på att felsöka rapporter och åtgärda fel. Mänskliga fel inom avstämningar kan även resultera i att man ej följer viktiga regelverk som kan leda till böter och andra regulatoriska konsekvenser.

Att automatisera sin finansiella avstämning är den bästa metoden. Genom automatisering kan företag spara tid och resurser för att istället fokusera på det som skapar värde för verksamheten. Låt oss titta på några av fördelarna med automatiserad finansiell avstämning:

• Effektivisera processen: All data från alla kanaler av verksamheten konsolideras på en plattform, för att minimera kostnader och tid spenderad på rapportering. 

• Centraliserad överblick: Omfattande tjänster för avstämning erbjuds genom en central plattform och ett format.

• Minimera mänskliga fel: Implementera automatiserad avstämning för att minimera mänskliga fel och effektivisera inhämtningen av många datapunkter från olika källor.

I takt med att nya digitala lösningar utvecklas kommer finansiell avstämning att effektiviseras mer än någonsin. Företag bör investera i denna möjligheten för att deras avstämningsprocesser ska innebära besparad tid, energi och resurser - som istället kan allokeras till kärnverksamheten.

Med Adyens portal för rapportering får ni möjligheten att sköta avstämningar för transaktioner sömlöst för alla betalningsmetoder och säljkanaler på en och samma plats, i ett standardiserat format.

“Med Adyens funktioner för utbetalningar kan HUGO BOSS etablera stabila och effektiva redovisningsprocesser för att avsluta hela betalningsprocessen, oavsett vilken betalningsmetod som används eller vilken kanal transaktionen ägde rum i.”

Boris Griesinger

Head of Finance Operations, HUGO BOSS

Läs mer om hur HUGO BOSS effektiviserade sitt arbete med betalningar med hjälp av Adyen.

Med Adyen får ni en plattform för all rapportering, som effektiviserar verksamheten och säkerställer att all finansiell avstämning finns på en plats. Lösningen inkluderar:

• Automatiserad avstämning i realtid

• Konsoliderad avstämning

• Effektiviserad avstämning

Företag har reducerat antalet heltidsanställda som arbetar med avstämning från fyra personer till en enda medarbetare med hjälp av Adyens moderna lösning. Ert team sparar flera arbetsdagar på finansiell avstämning och kan istället fokusera på att förbättra kundupplevelser och driva tillväxt.

Vill ni ta nästa steg i er resa och reducera arbetet med finansiell avstämning från dagar till timmar? Kontakta oss.