Reconciliação bancária: tudo o que precisa de saber

A reconciliação bancária é um processo de contabilidade em que as empresas comparam dois conjuntos de dados financeiros. O principal objetivo é garantir a veracidade da informação e identificar quaisquer discrepâncias, desde o início do processo de contabilidade.

O processo de reconciliação bancária

A reconciliação bancária consiste em verificar e comparar registos internos com documentos externos, como faturas, recibos e extratos bancários. As empresas realizam a reconciliação regularmente para assegurar a integridade dos registos financeiros e resolver eventuais discrepâncias.

A reconciliação bancária garante a fiabilidade das informações financeiras de uma empresa. Este processo verifica se as receitas recebidas e os pagamentos realizados estão em conformidade com os valores registados e documentados.

Existem diversas razões pelas quais a reconciliação bancária é benéfica para as empresas:

• Registos financeiros precisos: Quando uma empresa regista transações financeiras, podem surgir discrepâncias e erros. A reconciliação bancária identifica e soluciona essas discrepâncias.

• Deteção de fraudes: A reconciliação bancária protege as empresas contra fraudes. Ao comparar registos, as empresas identificam discrepâncias que indicam possíveis transações fraudulentas.

• Conformidade com as normas regulamentares: A reconciliação bancária ajuda as empresas a cumprir os requisitos legais e regulamentares. Uma reconciliação bancária precisa permite às empresas cumprir normas de auditoria e gerir demonstrações financeiras em conformidade com as diretrizes estabelecidas.

• Tomada de decisão: A reconciliação bancária ajuda as empresas a estabelecer confiança na precisão das suas informações. Desta forma, as empresas podem tomar decisões informadas e estratégicas, baseadas em conhecimentos financeiros sólidos.

As empresas realizam diferentes tipos de reconciliação, como por exemplo: Reconciliação de pagamentos A reconciliação de pagamentos é um processo financeiro em que as empresas comparam pagamentos efetuados ou recebidos com os registos contabilísticos e as demonstrações financeiras, para assegurar que estes coincidem. Reconciliação POS A reconciliação de pontos de venda (POS) é semelhante à reconciliação de pagamentos. A principal diferença é que a reconciliação do ponto de venda se foca nas transações provenientes dos sistemas POS. Reconciliação entre empresas A reconciliação entre empresas consiste em comparar e verificar as transações financeiras realizadas entre empresas pertencentes ao mesmo grupo empresarial. Reconciliação de inventário A reconciliação de inventário é o processo de comparar os dados de inventário com os bens disponíveis no stock das empresas. Reconciliação de carteiras digitais A reconciliação de carteiras digitais consiste em verificar as transações associadas a carteiras digitais para garantir que os registos internos estão em conformidade com os relatórios dos fornecedores.

Embora a reconciliação bancária seja crucial, as empresas enfrentam desafios que dificultam este processo. Principais desafios: Fornecedores antigos Diversas empresas trabalham com fornecedores antigos que utilizam sistemas desatualizados e que não integram operações online e presenciais. Isto torna o processo de reconciliação desafiante. A automatização do processo não é viável, uma vez que estes fornecedores recorrem frequentemente a infraestruturas tecnológicas desatualizadas e não disponibilizam uma tecnologia moderna. Por este motivo, as empresas realizam o processo manualmente, o que pode demorar dias devido às limitações dos sistemas. Como consequência, as empresas precisam de manter equipas específicas, geralmente compostas por mais de quatro FTEs, que se dedicam exclusivamente à reconciliação bancária, o que resulta no aumento de custos operacionais e no desperdício de tempo e recursos. Processos fragmentados Uma empresa opera frequentemente em diversas regiões e com diferentes fornecedores de serviços de pagamento. Os bancos adquirentes e os sistemas fragmentados dificultam a consolidação dos dados e a reconciliação dos pagamentos provenientes de diferentes lojas. Quando uma equipa financeira central precisa de obter um relatório para uma região específica, tem de descarregar manualmente os relatórios de cada país e organizá-los. Por vezes, as equipas locais demoram dias a enviar estes relatórios. Além disso, outro desafio é o facto de as equipas de reconciliação receberem dados em formatos distintos, consoante os diferentes métodos de pagamento. Adicionar esses dados num formato único é uma tarefa complexa.

Elevadas despesas gerais e erros Uma vez que a reconciliação é realizada, maioritariamente, de forma manual, isto leva a um aumento do risco de erros humanos, obrigando as equipas a desperdiçarem tempo a resolver e corrigir problemas. Estes erros podem originar incumprimentos, resultando em penalizações ou consequências legais. As empresas que realizam a reconciliação de forma manual desperdiçam mais tempo, recursos e dinheiro. Mais de 30% das organizações considera os erros dos processos manuais como um dos principais desafios da reconciliação bancária.

O método mais eficaz para realizar a reconciliação bancária é automatizar o processo. Desta forma, as empresas economizam tempo e recursos e podem focar-se no que é essencial para o seu negócio. De seguida, apresentamos algumas vantagens da reconciliação bancária automatizada:

• Simplificar o processo: Os dados de todas as operações e canais são reunidos num único sistema, o que reduz as despesas gerais e o tempo investido. Isto resulta em relatórios financeiros mais rápidos e precisos.

• Centralizar a informação: Os serviços de reconciliação abrangentes são disponibilizados numa plataforma centralizada e num formato único.

• Reduzir os erros humanos: Implementar a reconciliação automatizada elimina erros humanos causados por entradas manuais e melhora a recuperação de dados provenientes de diversas fontes.

As empresas necessitam de um software de reconciliação bancária que ofereça uma tecnologia moderna para automatizar o processo. Nos próximos três anos, 66% das organizações de serviços financeiros planeiam investir significativamente em novas soluções que automatizem os processos manuais, considerando-as no top três das principais prioridades.

Com o surgimento de novas tecnologias, melhorar a eficiência da reconciliação bancária tornou-se mais fácil do que nunca. As empresas podem transformar a reconciliação bancária num processo eficiente, economizando tempo, esforço e recursos. Assim, podem dedicar-se a outras iniciativas empresariais fundamentais que criam maior valor.

A Adyen oferece um portal de relatórios unificado que permite reconciliar e liquidar transações de forma simples, através de diversos métodos e canais de pagamento, num único local, e com um formato padronizado.

Boris Griesinger

Diretor de Operações Financeiras da HUGO BOSS

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• Reconciliação automatizada e em tempo real

• Reconciliação consolidada

• Reconciliação eficiente em termos de recursos

Os retalhistas reduziram, de quatro para um, os FTEs que trabalhavam a reconciliação, ao adotarem a solução moderna da Adyen. As equipas passam a poupar dias na tarefa da reconciliação bancária, concentrando-se em melhorar a experiência do cliente e em impulsionar o crescimento do negócio.  Quer dar o próximo passo para reduzir o tempo de reconciliação bancária de dias para horas? Entre em contacto conosco.