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Riconciliazione automatica: ottimizzare il processo per trasformare i giorni in ore
Scopri cos’è la riconciliazione automatica e come può aiutarti a semplificare e rendere più efficienti le tue operazioni.
La riconciliazione è un processo fondamentale per garantire la precisione dei documenti finanziari di un'azienda. Se eseguita in modo efficace, la riconciliazione automatica diventa un presupposto per risparmiare tempo e risorse, consentendo alle aziende di prendere decisioni informate.
Purtroppo, la riconciliazione finanziaria richiede molto tempo alla maggior parte delle aziende. Ad esempio, in un nostro recente studio sul settore hospitality è emerso che in media a supportare la riconciliazione sono quasi 4 dipendenti, con il 10% delle aziende intervistate che ha dichiarato di dedicare a questa attività fino a 20 ore alla settimana, l’equivalente di due giorni lavorativi e mezzo.
La riconciliazione è un processo complicato per tutti i tipi di business, soprattutto per i retailer con più sedi, canali di pagamento online e in negozio, una presenza internazionale e diverse legal entity.
Per superare queste sfide, le aziende possono adottare soluzioni automatizzate, che contribuiscono a un processo di riconciliazione finanziaria più snello e privo di errori.
In questo blog post scoprirai:
Cos'è la riconciliazione automatica?
Le differenze tra riconciliazione manuale e automatica
La riconciliazione automatica con Adyen
Cos'è la riconciliazione automatica?
La riconciliazione automatica prevede l'utilizzo di un software che semplifica il processo, invece di farlo fare manualmente ai dipendenti.
Le differenze tra riconciliazione manuale e automatica
La riconciliazione è obbligatoria per tutte le aziende e le aiuta a comprendere le spese e le finanze.
La realtà della riconciliazione manuale
La riconciliazione dei conti è spesso effettuata manualmente da una persona o da un team. Di solito si tratta di un processo complesso che implica:
Differenti metodi e circuiti di pagamento;
La ricerca di fatture passate e altra documentazione in luoghi diversi;
Diverse configurazioni di pagamento per le transazioni online e per quelle in negozio;
L’elaborazione delle transazioni in batch da parte delle banche, solitamente più lente delle aziende;
La gestione dei resi dei clienti, che aggiunge un nuovo livello di complessità.
Questi aspetti rendono la riconciliazione manuale dispendiosa in termini di tempo e di risorse, con un conseguente aumento del rischio di errori umani che si traducono in inefficienze, multe e sanzioni e maggiori spese operative. Gli errori di rendicontazione fanno sì che le aziende abbiano una visione meno accurata delle proprie finanze. Ciò può portare a prendere decisioni sbagliate per limitare le spese o investire il proprio denaro.
I vantaggi della riconciliazione automatica
Il modo migliore per risolvere le sfide citate è automatizzare i processi di riconciliazione. Così, le aziende possono trarre diversi vantaggi, tra cui:
Una riduzione del rischio di errori;
Una rendicontazione accurata;
Un risparmio di tempo e risorse.
Automatizzando il processo, le aziende avranno più tempo e risorse per concentrarsi su ciò che è veramente importante per la loro attività. Per farlo, hanno bisogno di un software di riconciliazione finanziaria che utilizzi le più moderne tecnologie.
La riconciliazione automatica con Adyen
Molte aziende incontrano dei limiti quando si tratta di automatizzare la riconciliazione a causa della complessità di un’infrastruttura obsoleta. I provider tradizionali spesso hanno diversi sistemi che non sono collegati per le operazioni online e in negozio. L'automazione del processo spesso non è fattibile, perché i fornitori si affidano a tecnologie obsolete, costringendo le aziende a ricorrere alla riconciliazione manuale.
Noi di Adyen offriamo la tecnologia necessaria per automatizzare la riconciliazione. Ciò include:
Processi di riconciliazione finanziaria semplificati, che riducono al minimo le spese generali e l’investimento in termini di tempo;
Servizi completi di riconciliazione disponibili in un unico luogo centralizzato;
Automazione incorporata per ridurre al minimo gli errori umani.
Il risultato? Le aziende possono ridurre il tempo dedicato alla riconciliazione finanziaria e alla risoluzione dei problemi adottando un approccio basato su un'unica piattaforma. Consolidando diversi formati e frequenze di rendicontazione in un unico report, le aziende ottengono un processo di rendicontazione più semplice e un reporting finanziario più tempestivo e accurato.
“Con le funzionalità e le opzioni di Adyen, HUGO BOSS è in grado di stabilire processi contabili solidi e snelli per completare i processi di pagamento end-to-end, indipendentemente dal metodo di pagamento o dal canale in cui è avvenuta la transazione”.
Boris Griesinger
Head of Finance Operations, Hugo Boss
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