Riconciliazione: tutto quello che devi sapere

La riconciliazione finanziaria è un processo di contabilità nel quale le aziende confrontano due set di dati finanziari. L'obbiettivo principale è di assicurare che le informazioni siano corrette ed identificare, e risolvere, eventuali discrepanze il prima possibile nel flusso di contabilità.

Il processo di riconciliazione

La riconciliazione finanziaria comprende il fatto di dover controllare e far combaciare i dati interni con i documenti esterni, come le fatture, le ricevute, e gli estratti conto.

Le aziende seguono questo processo regolarmente per garantire l'integrità dei propri documenti fiscali e poter risolvere tempestivamente le discrepanze.

La riconciliazione finanziaria controlla l'affidabilità del rendiconto finanziario di un'azienda. I business la fanno per confermare di aver accuratamente indicato le rendite e che i flussi in uscita dei fondi siano allineati correttamente con i pagamenti documentati e noti.

Ci sono molteplici ragioni per le quali la riconciliazione finanziaria è vantaggiosa per le aziende:

• Resoconti finanziari accurati: Quando un'azienda processa e registra delle transazioni, possono esserci alcune discrepanze ed errori. La riconciliazioni serve come un metodo per rintracciare queste discrepanze e risolverle.

• Rilevazione della frode: La riconciliazione finanziaria è un modo per proteggere le aziende dalla frode. Confrontando i dati le aziende possono individuare le discrepanze che possono indicare che una transazione sia fraudolenta.

• Allineamento agli standard normativi: La riconciliazione aiuta a rispettare le esigenze normative. Un resoconto bancario accurato permette alle aziende di aderire agli standard di auditing e generare estratti conto allineati alle linee guida in vigore.

• Prendere decisioni: La riconciliazione aiuta le aziende ad avere fiducia nell'accuratezza delle proprie informazioni. Questo dà loro la capacità di prendere decisioni strategiche partendo da dati affidabili e da insights finanziari precisi.

Le aziende fanno diversi tipi di riconciliazione, come per esempio:

Riconciliazione dei pagamenti

La riconciliazione dei pagamenti è un processo finanziario nel quale le aziende confrontano i pagamenti fatti o ricevuti con quello che è tracciato nei libri contabili e nei resoconti finanziari per assicurarsi che combacino.

Riconciliazione dei POS

La riconciliazione dei Point of Sale (POS) è simile alla riconciliazione dei pagamenti, con la principale differenza che la riconciliazione dei POS si focalizza sulle transazioni effettuate con i sistemi POS.

Riconciliazione tra aziende

La riconciliazione tra aziende confronta e verifica le transazioni tra aziende sotto lo stesso corporate group.

Riconciliazione dell'inventario

La riconciliazione dell'inventario è quel processo per il quale vengono confrontati i dati dell'inventario con quello che effettivamente è in stock.

Riconciliazione dei wallet digitali

La riconciliazione dei wallet digitali comprende il dover verificare le transazioni dei portafogli digitali per assicurarsi che i record interni siano allineati con i resoconti dei fornitori di wallet digitali.

Nonostante la riconciliazione sia essenziale, i business spesso fanno fatica a farla. Molti si trovano davanti sfide che rendono questo processo complesso e complicato. Tali sfide di solito comprendono:

Fornitori tradizionali

Molte aziende lavorano con provider tradizionali che hanno diversi sistemi non collegati per l'online e le operazioni di persona. Ciò rende la riconciliazione ancora più sfidante: l'automazione del processo non è un'opzione, dato che i fornitori spesso usano infrastrutture tecniche superate e non offrono la tecnologia necessaria. Al contrario, le aziende fanno tutto a mano, cosa che può impiegare anche giorni interi a causa dei sistemi non connessi. Ciò spesso richiede che i business abbiano team specifici che contano anche quattro persone che si focalizzano solamente sulla riconciliazione finanziaria, portando ad alti costi operativi e uno spreco di tempo e risorse.

Processi frammentati

Un'azienda enterprise opera spesso su più regioni, in molteplici aree e con diversi fornitori di servizi di pagamento. Le varie banche di acquiring e i sistemi frammentati rendono il poter consolidare i dati e riconciliare i pagamenti da diversi negozi, un compito molto sfidante.

Se il team finance centrale deve estrapolare un report per una regione specifica, deve manualmente scaricare i report per ogni paese e poi metterli insieme. A volte questo lavoro può implicare un ritardo di alcuni giorni prima che i team locali possano mandare questi report.

Un'altra sfida riguarda anche il fatto che i team di riconciliazione ricevono dati in formati diversi per i diversi metodi di pagamento. Mettere tutto insieme in un unico formato può essere veramente poco pratico.

Alti costi di gestione e possibili errori

Dal momento che la riconciliazione è per lo più manuale, c'è un rischio maggiore di errori umani, che portano i team a dover passare più tempo a risolvere problemi e fare troubleshooting. Gli errori umani nella riconciliazione potrebbero portare anche al fatto di non essere compliant, e quindi a multe o conseguenze legali.

Le aziende che effettuano la riconciliazione manualmente perdono anche tempo prezioso, risorse e soldi. Oltre il 30% dei business vede che gli errori dovuti ai processi manuali sono di fatto la principale sfida della riconciliazione finanziaria.

Il modo migliore per fare la riconciliazione è di automatizzare il processo. In questo modo, le aziende risparmiano tempo e risorse, e si possono concentrare su cosa davvero conta per il loro business. A seguire, potete trovare alcuni dei benefici di un processo di riconciliazione automatica:

• Semplificare il processo: tutti i dati dalle operazioni e dai diversi canali sono consolidati in unico sistema, riducendo al minimo le risorse extra e il tempo dedicato a questo. Ciò si concretizza in report più tempestivi e accurati.

• Centralizza la visione: servizi di riconciliazione completi vengono forniti in un unico posto e in un unico formato.

• Riduci al minimo gli errori umani: implementa la riconciliazione automatica per eliminare l'errore umano nell'inserimento manuale dei dati e semplificare il reperimento da molteplici fonti di dati.

Le aziende hanno bisogno di software per la riconciliazione finanziaria che possono offrire la tecnologia più moderna per automatizzare il processo. Nei prossimi tre anni, il 66% delle aziende che operano nei servizi finanziari ha in programma di investire in modo importante in nuove soluzioni per automatizzare i processi manuali, considerandola una tra le top tre priorità.

Con l'emergere di nuove tecnologie, migliorare l'efficienza del processo di riconciliazione diventa più facile che mai. Le aziende possono cogliere questa opportunità trasformando la riconciliazione finanziaria in un processo efficiente che fa risparmiare tempo, sforzi, e risorse in modo tale che possano focalizzarsi su altre initiative del business che portano più valore.

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