Quelle que soit leur taille ou leur domaine d’activité, les entreprises gagnent à surveiller de près leurs flux financiers pour éviter les erreurs, les impayés, les oublis et même les prélèvements indus. C’est d’autant plus vrai lorsqu’elles ont une activité à la fois physique et en ligne, et/ou opèrent en France et à l’étranger. Or, avec le télétravail et la multiplication des canaux de vente, les équipes et les documents ne sont pas toujours physiquement regroupés au même endroit, ce qui complique le contrôle des flux et le rapprochement bancaire. Des solutions existent toutefois pour centraliser les données et simplifier les opérations comptables.
Rapprochement bancaire : un processus aussi crucial que chronophage
Opération comptable de routine, le rapprochement bancaire (aussi appelé réconciliation bancaire) consiste à contrôler et à ajuster les comptes bancaires au plus proche de la réalité des dépenses et des encaissements. Pour ce faire, l’équipe comptable compare les opérations inscrites sur les registres comptables et les relevés bancaires, afin de pointer les incohérences et d’aboutir à un compte identique sur les deux.
Le rapprochement bancaire n’est pas exigé par la loi, mais il permet de surveiller les flux financiers de son entreprise, afin d’en avoir une vision précise. Il sert à identifier les irrégularités pour y remédier, qu’il s’agisse d’oublis, d’erreurs ou encore de prélèvements bancaires non-conformes. Il est donc essentiel pour garder la main sur sa trésorerie et s’assurer que toutes les dettes et créances ont été honorées.
Fait manuellement ou sur Excel, le rapprochement bancaire est un processus compliqué et chronophage. Il faut rassembler un ensemble de documents, parmi lesquels les extraits de comptes sur la période étudiée, le bilan du précédent rapprochement bancaire, les justificatifs de mouvements de trésorerie, les souches de chèques, les espèces… Il faut ensuite comparer les montants créditeurs et débiteurs qui figurent sur le relevé bancaire et ceux qui n’y figurent pas, puis contrôler chaque chèque et identifier une par une les erreurs et oublis.
Lorsque l’entreprise a une activité à l’international, la différence de devises vient également compliquer le processus, car le paiement et l’encaissement peuvent se faire dans deux devises différentes. Si l’on ajoute les aller-retours liés aux remboursements, les frais prélevés sur chaque transaction, les retours et les impayés, la tâche devient rapidement difficile. Du fait de ces multiples raisons, il existe donc un vrai besoin de fiabiliser les processus de rapprochement bancaire.
Rapprochement bancaire : comment l’optimiser ?
Le rapprochement bancaire peut toutefois être simplifié et accéléré, grâce à l’automatisation proposée par les prestataires de services de paiement (PSP). Plutôt que de calculer manuellement ou sur Excel avec une multitude de documents digitalisés et physiques, des plateformes de technologies financières permettent en effet de regrouper les données et d’effectuer automatiquement les calculs.
La centralisation des données : un prérequis essentiel pour un rapprochement bancaire efficient
Une des étapes les plus chronophages du rapprochement bancaire est la collecte de tous les documents nécessaires à la comparaison. Pour pouvoir identifier avec précision les erreurs et oublis, les équipes comptables doivent cumuler le plus grand nombre possible de données issues de différentes sources.
Notre solution : centraliser ces informations sur une seule plateforme. Cela permet non seulement d’avoir un aperçu des flux créditeurs et débiteurs, mais aussi de pointer les opérations qui nécessitent une correction (un remboursement, un impayé…). Pour les entreprises qui réalisent à la fois des ventes en boutiques et en ligne, avoir un système intégré évite des allers-retours en interne. Dans un contexte omnicanal, le commerce unifié permet de rassembler tous les paiements - online et offline - dans un seul système. En connectant les données de tous les canaux, vous bénéficierez d’une vision exhaustive sur le comportement de vos clients, afin de prendre de meilleures décisions.
La centralisation des données est d'autant plus utile si l’entreprise opère dans différents pays. L’automatisation permet d’identifier les différences de devises et de convertir les montants dans la devise d’encaissement. Le taux de change est affiché, et le procédé se décline sur le nombre de régions requis. Cette gestion simplifiée favorise l’introduction de nouvelles technologies, mais également la conquête de nouveaux marchés à l’international.
En plus d’optimiser les calculs, la centralisation permet une réduction de la charge administrative. Ce gain de temps peut être redéployé sur d’autres activités, notamment sur la croissance et l’innovation dans l’entreprise.
Misez sur le Sales Day Payout pour simplifier la réconciliation bancaire
Une autre étape qui alourdit la tâche des équipes comptables et complexifie la gestion des flux bancaires est le reversement des fonds. En effet, les prestataires de services de paiements mettent généralement plusieurs jours à verser les fonds une fois un paiement effectué. Ce délai s'explique par le fonctionnement traditionnel de la chaîne de valeur du paiement : le PSP ne peut reverser les fonds aux marchands qu’une fois que les réseaux de carte ou les moyens de paiement ont eux-mêmes transmis les fonds. Ces délais varient selon le moyen de paiement, et les transactions peuvent se faire en plusieurs lots.
En d’autres termes, pour une boutique ou une plateforme qui effectue plusieurs ventes le jour J, les reversements seront reçus entre J+2 et J+7. Pour le processus de rapprochement bancaire, c’est un véritable casse-tête, car les équipes doivent surveiller l’arrivée de plusieurs lots de paiement pour une seule journée.
Pour contourner ce problème, la solution Sales Day Payout développée par Adyen propose un paiement unique pour la journée de ventes complète. Les fonds reçus ne dépendent alors plus des délais de règlement des différentes méthodes de paiement, ce qui permet d’éviter les aller-retours entre différents lots sur presque une semaine. Toutes les transactions du jour J sont reçues en même temps, selon un délai de paiement fixe, en un seul lot.
Le reversement par jour de vente ne permet pas seulement de gagner du temps, il permet aussi de comprendre en un coup d’œil les tendances de vente et d’observer les comportements des clients, pour identifier des pistes de rentabilité, les types de clients, les jours creux et les jours d’affluence afin de mieux les anticiper. Le processus est ainsi simplifié : le paiement d’une journée correspond aux ventes d’une journée. Les flux de trésorerie sont plus prévisibles, et consultables sur un tableau de bord. Depuis le portail Customer Area d’Adyen, vous pouvez en effet gérer toutes vos transactions et accéder à des données en temps réel sur l’ensemble des canaux. Le rapprochement bancaire est ainsi optimisé, et toutes vos opérations, simplifiées. Vous pouvez en outre générer des rapports financiers en un clic, que vous cherchiez à obtenir un aperçu global ou des données détaillées. Autrement dit, vous avez toutes les clés pour optimiser chaque étape de votre flux de paiement !
Qu’elles exercent en ligne ou disposent de boutiques, le rapprochement bancaire est un processus essentiel pour les entreprises souhaitant garder le contrôle de leur trésorerie. La plateforme de technologie financière Adyen propose des outils pour l’optimiser en réunissant toutes les données au même endroit afin d’en automatiser le traitement, ce qui permet de suivre au plus près les flux de paiements et d’en avoir une vision complète et précise. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous !
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