Comprendre et maîtriser l’empreinte bancaire

L’empreinte bancaire est un processus de pré-autorisation, qui permet de réserver une somme sur la carte bancaire d’un client sans pour autant la débiter immédiatement. Il s’agit d’une pratique courante dans les transactions à risque, où l’entreprise souhaite s’assurer de la validité de la carte bancaire et de la capacité financière du client à régler ses achats. Cette précaution permet également de sécuriser un montant pour couvrir d’éventuels frais additionnels ou litiges potentiels.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles l’empreinte bancaire ? Les entreprises dont l’activité repose principalement sur les réservations de biens ou de services, comme la location de matériel ou de véhicules, trouvent dans l’empreinte bancaire un outil de gestion des risques efficace. En fixant une somme sur le compte du client, elles s’assurent d’avoir une garantie en cas de défaut de paiement ou de dommage. Ce mécanisme permet également de protéger la trésorerie de l’entreprise en réduisant les risques de créances impayées.

Pour les entreprises, comprendre et bien utiliser l’empreinte bancaire peut permettre d’optimiser les opérations financières. Une bonne maîtrise de ce processus apporte plus de sécurité dans les transactions, tout en simplifiant la gestion des cautions, souvent plus complexes dans le cas de contrats commerciaux.

Lorsqu’une entreprise souhaite utiliser l’empreinte bancaire, elle commence par demander une pré-autorisation au client, généralement à travers un terminal de paiement électronique (TPE) ou en ligne lors de la réservation. Ce processus comporte plusieurs étapes :

1. Mise en place : l’entreprise fixe un montant à « bloquer » sur la carte du client.

2. Autorisation : le montant est « réservé » et n’est donc plus disponible sur le compte du client, mais n’est pas encore débité.

3. Déblocage ou encaissement (capture) : selon la transaction, le montant peut être débité ou libéré.

Différence entre empreinte bancaire et transaction immédiate

Contrairement aux transactions immédiates, l’empreinte bancaire n’entraîne pas un débit effectif, mais une réserve temporaire de fonds. Cette particularité en fait une solution idéale pour les entreprises qui souhaitent évaluer le risque avant d’effectuer un prélèvement effectif.

Durée et délais d’annulation

En fonction de la banque et des accords avec le client, la durée d’une empreinte bancaire peut varier entre quelques jours et plusieurs semaines. Cependant, dans la majorité des cas, une empreinte non utilisée est automatiquement annulée après 7 à 10 jours. Les entreprises peuvent également procéder à des annulations anticipées pour libérer les fonds dès que la transaction est conclue. Un client peut également demander la levée de la pré-autorisation en contactant le commerçant le plus tôt possible.

Montant des empreintes bancaires

Le montant d'une empreinte bancaire est fixé par l'entreprise en fonction de critères définis, comme le type de bien ou service réservé, la durée de l'engagement ou le risque associé à la transaction. Bien que chaque entreprise puisse adapter ce montant selon ses besoins, il reste souvent encadré par un plafond maximum, fixé en accord avec les prestataires bancaires ou par des régulations locales.

Dans le cas où le montant final de l'achat est supérieur à l'empreinte initiale, le client devra régler la différence lors de la transaction finale. À l'inverse, si le montant de l'empreinte dépasse le total de l'achat, l'excédent est automatiquement libéré ou remboursé sur le compte du client après la transaction.

Enfin, si le montant de l'empreinte bancaire excède les fonds disponibles sur le compte du client, la transaction peut être refusée par la banque, et l'entreprise n'obtiendra pas la garantie escomptée. Ce risque encourage de nombreuses entreprises à définir le montant de l'empreinte en tenant compte de la capacité de paiement moyenne de leurs clients.

Caution bancaire par empreinte : un outil de gestion des risques

L’empreinte bancaire est particulièrement prisée pour les transactions à risque, comme la location de matériel coûteux ou les services à forte valeur. Elle permet à l’entreprise de s’assurer qu’elle dispose de fonds suffisants en cas de besoin. Par exemple, les services de location de véhicules, de matériel audiovisuel professionnel (pour les tournages ou les événements), de biens immobiliers pour de courtes durées, et de réservations de salles de réception, utilisent fréquemment l'empreinte bancaire pour se prémunir contre d’éventuels frais de dommages, pertes, ou dégradations. Ce mécanisme garantit à l’entreprise une sécurité financière sans avoir à immobiliser de liquidités, tout en restant flexible pour le client.

Comparaison entre empreinte bancaire et caution bancaire classique

La caution bancaire classique, utilisée dans le cadre d’un prêt immobilier ou d’une location, impose un blocage réel des fonds du client et nécessite souvent un contrat lourd et formel, assorti de frais élevés. Contrairement à cette approche rigide, l’empreinte bancaire est plus flexible et n’engage pas les mêmes démarches administratives. Elle permet aux entreprises de sécuriser une transaction sans immobiliser les fonds du client ni entrer dans une procédure contractuelle complexe, rendant le processus bien plus fluide et pratique.

Utilisation de la pré-autorisation pour la sécurité des transactions

L’empreinte bancaire est largement utilisée dans divers secteurs pour garantir le paiement de frais additionnels ou de dépenses imprévues. Par exemple, dans l’hôtellerie, elle couvre des frais éventuels de minibar ou de dommages dans les chambres, tandis que dans la restauration, elle permet de se protéger contre les "no-shows" ou les annulations de dernière minute en garantissant une somme en cas de réservation non honorée.

De même, les stations-service utilisent souvent l’empreinte bancaire pour sécuriser les paiements à la pompe, où une empreinte initiale garantit que le montant nécessaire sera disponible une fois le plein effectué. Les compagnies aériennes et les agences de voyage l'emploient pour les réservations de billets d'avion ou d’activités, assurant la couverture des coûts en cas d'annulation tardive ou de modifications. L’empreinte bancaire s’avère aussi utile pour les paiements internationaux, en protégeant contre les fluctuations de taux de change.

Ainsi, de nombreux secteurs, de l'hôtellerie à la mobilité, en passant par les loisirs (comme les réservations d'escape games ou d’autres activités), trouvent dans l'empreinte bancaire un outil flexible et efficace pour gérer les risques financiers liés aux transactions.

Elle peut également être exploitée par d’autres types d’entreprises B2B qui souhaitent minimiser le risque de créances impayées.

• Réduction des risques financiers : l’empreinte bancaire assure une meilleure sécurité, en garantissant que l’entreprise a accès aux fonds nécessaires en cas de frais imprévus ou de dommages matériels.

• Simplicité et efficacité dans la gestion des cautions : la pré-autorisation élimine de nombreuses étapes administratives associées aux cautions traditionnelles, permettant un traitement plus fluide et rapide des transactions pour l’entreprise.

• Limitation des recours légaux et conflits : étant une mesure préventive, l’empreinte bancaire réduit les risques de conflits et de litiges, offrant aux entreprises une protection juridique et financière sans affecter directement le solde bancaire du client.

Pour utiliser l’empreinte bancaire, une entreprise doit travailler avec une banque ou un prestataire de paiement qui propose cette fonctionnalité sur un terminal de paiement électronique (TPE) ou une plateforme de paiement en ligne. Il est essentiel de vérifier que le terminal de paiement choisi permet cette option et qu’il est configuré correctement pour garantir la sécurité des transactions. L’entreprise doit également s’assurer que son personnel est formé à l’utilisation de cette fonctionnalité pour éviter toute erreur lors du processus de paiement.

Il est indispensable, pour des raisons légales, d’informer le client des conditions d’annulation et du montant qui pourrait être prélevé en cas de réservation non honorée. Cette mention doit figurer de manière claire et visible sur le site web de l’entreprise lors de la réservation en ligne. Si la réservation s’effectue par téléphone, le client doit également être informé explicitement de cette pratique.

En intégrant l’empreinte bancaire dans le parcours de paiement, les entreprises peuvent ainsi offrir une expérience plus sécurisée et simplifiée à leurs clients. Il est d’ailleurs conseillé d’opter pour un terminal de paiement évolué, comme le PLBS, pour garantir une efficacité optimale. Le PLBS est un terminal de paiement de dernière génération qui offre des fonctionnalités avancées telles que la gestion des empreintes bancaires, la compatibilité avec les paiements sans contact et mobiles, ainsi qu’une meilleure vitesse de traitement des transactions.

Les principaux risques sont généralement des erreurs lors de la saisie des montants, une mauvaise gestion des délais de pré-autorisation, ou encore des plaintes clients en cas de blocage prolongé des fonds. Il est donc indispensable de former les équipes sur les bonnes pratiques et d’utiliser des outils fiables pour effectuer les empreintes bancaires. Une gestion précise des délais de pré-autorisation est également essentielle pour éviter des erreurs de facturation et limiter les risques. En cas de litige lié à une empreinte bancaire, l’entreprise doit suivre des procédures bien définies pour protéger ses intérêts. Cela inclut le suivi des réglementations locales en matière de consommation et la mise en place de processus pour les litiges.

Grâce à notre plateforme de paiement unifiée, les entreprises peuvent intégrer l’empreinte bancaire de manière fluide dans leurs parcours de paiement. Notre solution assure une gestion optimisée des pré-autorisations et offre une vue d’ensemble sur l’ensemble des transactions, qu’elles soient en ligne ou en magasin. Avec Adyen, les entreprises renforcent la sécurité et la transparence de leurs transactions tout en offrant une expérience de paiement simplifiée et fiable à leurs clients. Elles disposent d’un contrôle total sur les paramètres de la pré-autorisation, comme le montant, la durée, et la capture des fonds, ce qui leur permet d’adapter facilement la solution à leurs besoins.

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