Simplifiez la réconciliation bancaire

En tant que commerçant ou entreprise, il est facile de se retrouver submergé de factures, de fichiers Excel, de relevés bancaires et d’autres documents liés à votre activité. Cela peut vite devenir un véritable puzzle de concilier l’ensemble. Ajoutez à cela le contexte actuel de confinement et l’on se retrouve très rapidement avec un casse-tête logistique pour ses équipes en interne. En effet, il est encore plus complexe de réunir l’ensemble de ces fichiers lorsque l’on est en télétravail et que les informations liées au rapprochement bancaire sont fragmentées et de ce fait, difficile d’accès…

Nous vous proposons ici quelques conseils pour vous aider à gagner du temps sur ce processus et à le rendre plus efficace pour vos équipes tout en automatisant une bonne partie du travail.

Afin de mettre vos équipes comptables dans les meilleures conditions de travail, il est essentiel d'avoir toutes les informations et la documentation nécessaires à portée de main. Comme dans un puzzle, si vous voulez repérer les pièces manquantes, incorrectes, vous avez besoin d’un maximum d’informations/données pour faciliter votre rapprochement bancaire. 

Notre conseil : tenter de centraliser l’ensemble sur une seule et même plateforme. Vos équipes comptables et vous-même pourront ainsi, par exemple, rapidement identifier quelles transactions ont bel et bien été encaissées et lesquelles ont fait l’objet d’un remboursement ou d’un impayé évitant bons nombres d’allers retours en interne.

Cela rend également la transition vers l’omnicanal beaucoup plus facile.Un rapprochement bancaire centralisée permet une transition e-commerce/POS (ou inversement) plus aisée car le tout est au même format.Cela offre une capacité d’adaptation plus importante à votre entreprise et la possibilité de partir rapidement à la conquête de nouveaux marchés. Vous rationalisez ainsi votre charge de travail à travers l’e-commerce et les points de vente. Cela réduit le travail manuel de votre équipe, aide à prévenir les erreurs et vous permet de vous focaliser sur les projets proactifs plutôt qu’administratifs.

Centraliser l’ensemble de vos transactions permet également de produire des rapports contenant toutes les données pertinentes et nécessaires sur un seul fichier.

Le rapprochement bancaire est déjà un défi quotidien en local pour votre entreprise, et l’est bien plus quand vous opérez dans plusieurs pays et devez gérer la réconciliation de vos paiements au niveau international. Finalement, le meilleur conseil que nous pouvons partager avec vous est de tenter de tout faire pour simplifier au maximum les procédures et les outils.

Par exemple, plus concrètement,évitez-vous de devoir réconcilier des rapports pour chaque devise, dans chaque pays.

Si vous avez plusieurs devises de règlement, l’automatisation vous permettra de voir si un lot de règlements contient des transactions avec des devises de traitement (devise dans laquelle le consommateur paie) différentes de la devise de règlement (devise d’encaissement), ces montants bruts seront convertis en montants nets dans la devise de règlement sans que vous ayez quoi que ce soit à faire.

Par exemple, si votre devise de règlement est en euro et que vous traitez également des paiements en dollar, vous pourrez voir à la fois les devises et les montants dans les rapports ainsi que le taux de change utilisé pour convertir le montant de traitement (Dollars) en montant de règlement (Euros). Vous évitez ainsi les reversements par moyen de paiement et gagnez du temps pour valider les fonds reçus. Il vous sera plus facile de tenir compte des remboursements et des ajustements, de comprendre les frais retenus pour chaque transaction, comptabiliser les frais de paiement (impayés, retours et autres coûts associés) et apurer le solde de vos comptes.Vos équipes auront à faire le travail une seule fois puis à le décliner facilement sur l’ensemble des régions de votre activité et ce, qu’importe la devise.

En bref, pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple !

Traditionnellement, lesprestataires de services de paiement (PSP)effectuent les reversements lorsque les réseaux de cartes ou lesmoyens de paiementleur transmettent les fonds. Cela peut prendre 2 jours comme cela peut en prendre 7 selon les délais des réseaux. Pour illustrer : les ventes de vos boutiques faites le 1er janvier sont payées en plusieurs lots au cours des jours suivants du 2 janvier au 7 janvier. Comme le jour de vente est payé en plusieurs instances sur plusieurs lots,le processus de rapprochement bancaire nécessite généralement une automatisation afin d’éviter à votre équipe de surveiller l’arrivée des différents lots durant la semaine.

Or, si votre journée de vente complète est payée en une seule fois, vous recevez l’ensemble des transactions en un seul lot.Avec des reversements par jour de vente, vos paiements et rapports seront basés sur des totaux journaliers. Cela simplifie le processus de réconciliation et permet d’avoir des flux de trésorerie plus prévisibles et vous évitez ainsi à vos équipes les nombreux lots qui complexifient leur travail quotidien.

C’est un gain de temps d’autant plus important dans le domaine du retail. En effet, il est difficile avec des reversements à J+7 d’évaluer les performances de vos boutiques, d’analyser leurs résultats mais aussi d’anticiper des périodes de creux ou d’afflux dans le nombre de transactions et de comprendre en un coup d’œil la typologie des clients qui visitent vos magasins.

Si vous avez besoin d'aide avec vos procédures de réconciliation ou si vous souhaitez en savoir plus sur comment automatiser ces derniers, n'hésitez pas ànous contacter.