Plus de bénéfices, moins de contraintes : FREENOW ouvre de nouvelles perspectives grâce aux cartes commerciales

Fondée en 2019, FREENOW est une super application dont l'ambition est claire : rendre la mobilité plus efficace et durable, sans pour autant augmenter le nombre de véhicules sur les routes. Elle propose ainsi de multiples options de mobilité via son application comme des taxis, covoiturages et vélos électriques. 

FREENOW propose à ses entreprises clientes un programme d'avantages aux employés. Celui-ci permet aux entreprises de leur offrir un budget à utiliser dans l'application FREENOW pour leurs déplacements professionnels ou personnels.  

En 2020, alors que de plus en plus d'entreprises adoptaient le travail à distance et le travail hybride, tous les employés n’étaient pas en mesure de bénéficier de ce budget, en particulier dans les lieux où FREENOW n'était pas disponible ou dans lesquels les options de l'application étaient limitées.  

FREENOW a donc voulu élargir son offre. L'un des moyens pour y parvenir aurait consisté à intégrer davantage d'options à l'application. Cela aurait néanmoins nécessité l'intégration d'autres fournisseurs de services de mobilité et de transport, évoluant hors de ses marchés stratégiques, et donc mis ses revenus en péril.

Au lieu de cela, FREENOW a travaillé avec Adyen pour proposer des cartes virtuelles qui donnent accès à de nouvelles options de mobilité en dehors de l'application. L'objectif était double : donner aux employés plus de liberté dans la manière dont ils dépensent leurs avantages et permettre aux employeurs de gérer automatiquement les dépenses, afin de mieux contrôler leurs budgets.

En ciblant les grandes entreprises dont les employés sont répartis sur plusieurs sites, FREENOW souhaitait étendre son programme d'avantages, afin d'offrir une plus grande flexibilité aux utilisateurs, de manière rapide et scalable.  

En tant qu'émetteur de cartes disposant de licences bancaires dans l'UE, au Royaume-Uni et aux États-Unis, Adyen permet à FREENOW de concrétiser cet objectif en créant des cartes aux couleurs de la  marque. Il s’agit de cartes virtuelles de débit qui sont préchargées avec l'allocation financière accordée à l'employé. 

Chaque employé reçoit sa propre carte qui lui permet de payer le service de mobilité de son choix. Ces services comprennent aussi bien les taxis et vélos électriques disponibles dans l'application FREENOW que les transports publics, vols, parkings, recharge des véhicules électriques et réparations de voitures hors application.

Grâce à l'émission de cartes, FREENOW peut offrir davantage d'options sans passer par des systèmes d’intégration coûteux et fastidieux. Elles permettent en effet de débloquer des services hors application pour les employés. 

En proposant des cartes virtuelles, les entreprises n'ont pas besoin d'attendre d’avoir des cartes physiques pour faire disposer à leurs employés d’avantages. Et parce qu’elles sont prépayées, les employés peuvent les utiliser immédiatement, sans avoir à dépenser leur propre argent et sans avoir à être remboursé par  l'entreprise par la suite.  

Peu importe également que les employés se trouvent dans un lieu où FREENOW n'est pas disponible, puisqu'ils peuvent utiliser la carte pour payer des services disponibles hors de l'application. Depuis son lancement en janvier 2023, le programme de cartes a ainsi été utilisé dans 30 pays, dont les États-Unis, le Qatar, l'Inde et le Costa Rica. 

Aussi, l'expérience utilisateur ne doit pas nécessiter d’efforts. Les cartes pouvant être ajoutées à des portefeuilles numériques, il suffit à l'employé de monter dans le véhicule de son choix et de régler. Il peut également accéder à tous les moyens de transport et les combiner en un seul voyage, à sa guise. 

Grâce à l’émission de cartes, le programme d'avantages aux employés de FREENOW est donc devenu une solution complète. Elle donne aux employés le contrôle sur la façon dont ils dépensent leurs avantages en matière de mobilité et répond à la grande variété de leurs besoins. 

L'Allemagne en est un bon exemple. Les employés travaillant en  centre-ville souhaitent généralement disposer d'options de transport public (bus, tramways et métros), tandis que ceux des zones rurales ne peuvent pas vraiment en bénéficier tant qu'ils se trouvent en dehors de la ville. Le programme de cartes FREENOW permet aux deux segments de bénéficier d’options qui répondent à leurs besoins. Et tout cela en payant très simplement avec la carte.  

Cette solution élargie a rapidement trouvé un écho auprès des clients de FREENOW. Dans les deux mois qui ont suivi sa mise en œuvre, FREENOW a accueilli 20 nouvelles entreprises et 2 156 employés, chacun disposant de sa propre carte. Cela équivaut à un taux d'adoption de 94 %. À ce jour, FREENOW a multiplié par six le nombre de ses clients et par neuf le nombre de ses employés utilisateurs, grâce à la nouvelle solution d'émission de cartes.

Un autre aspect à aborder quand on évoque les avantages aux employés réside dans la gestion des dépenses qui en découle. Nous pensons ici aux rapports, approbations, audits et remboursements. Le processus peut s’avérer tortueux, source d'erreurs et chronophage, en particulier pour les entreprises employant de nombreux salariés.   

FREENOW a voulu épargner ce système labyrinthique à ses entreprises clientes. En collaboration avec Adyen, l’entreprise a pu mettre au point un processus rationalisé de bout en bout.

La première étape consiste en un onboarding intuitif. La plateforme d'Adyen intègre des fonctions de connaissance du client (KYC) qui permettent à FREENOW d’intégrer facilement les entreprises et leurs employés sur les différents marchés. 

Pour ce qui est de l'efficacité opérationnelle, Adyen a conçu des contrôles de dépenses personnalisables. Les entreprises peuvent facilement spécifier comment les employés utilisent les cartes FREENOW. Elles peuvent choisir parmi un large éventail de catégories de voyages et de mobilité les services que leurs employés peuvent payer. Elles peuvent également limiter le montant des dépenses en fonction du pays, de l'équipe de travail et du degré d'ancienneté.

Le programme de cartes virtuelles facilite également le suivi des dépenses. Les employés n'ont pas besoin de conserver chaque reçu et d'attendre l’approbation de leurs rapports de dépenses. La gestion des dépenses étant automatisée, le rapprochement se fait en temps réel. Les équipes financières peuvent accéder à aux rapports s au fur et à mesure des paiements et obtenir des informations détaillées.  

Aussi, il n'y a qu'une seule facture mensuelle à traiter. S’agissant d'un programme de cartes unique, les entreprises n'ont pas à gérer plusieurs partenaires de mobilité, avec les contrats, intégrations et frais distincts qui peuvent en découler.

Lorsque l’on parle de mobilité et de transport, la vitesse et la performance sont des données essentielles à prendre en compte.

Adyen a aidé FREENOW à créer une solution intégrée où les avantages flexibles proposés aux employés rencontrent une gestion des dépenses sans friction. Avec une mise en service en seulement trois mois, le lancement du produit a été rapide.

Le programme de carte virtuelle a également apporté des opportunités vers des sources de revenus pour FREENOW moins explorées jusqu’ici. Pour chaque transaction effectuée avec la carte, FREENOW perçoit en effet une partie de la commission d'interchange. 

La collaboration entre FREENOW et Adyen a ouvert la voie à l'intégration de la technologie financière dans le secteur de  la mobilité et des avantages aux employés. 

Pourquoi l’innovation devrait-elle s’arrêter alors que le monde bouge et que la mobilité en tant que service continue de gagner du terrain ?