Alt hvad I skal vide om afstemning af jeres konti

Afstemning er en regnskabsproces, hvor virksomheder sammenligner to forskellige poster med finansielle data. Målet er at sikre, at oplysningerne er korrekte, og at identificere og løse eventuelle uoverensstemmelser tidligt i regnskabsprocessen.

Processen bag afstemning

Afstemning indebærer, at man kontrollerer og matcher interne fortegnelser med eksterne dokumenter, såsom fakturaer, kvitteringer og kontoudtog. Kort sagt skal jeres interne tal for penge, der kommer ind og går ud, stemme overens med de fakturaer, kvitteringer og kontoudtog, I udarbejder i praksis.

Virksomhederne foretager disse afstemninger regelmæssigt for at bevare integriteten af de finansielle fortegnelser og omgående afhjælpe uoverensstemmelser.

Afstemning verificerer pålideligheden af en virksomheds årsregnskab. Det gør virksomhederne for at bekræfte, at regnskabet stemmer overens med indgående indtægter, og at udgående pengestrømme stemmer overens med dokumenterede og bekræftede betalinger.

Der er flere grunde til, at afstemning er vigtig og værdifuld for virksomheder:

• Korrekte regnskaber: Når en virksomhed behandler eller registrerer finansielle transaktioner, kan der opstå uoverensstemmelser og fejl. Afstemninger fungerer som en metode til at identificere disse forskelle og løse dem.

• Identificering af svindel: Afstemning er en måde at beskytte virksomheder mod svindel. Ved at sammenligne fortegnelser kan virksomheder finde uregelmæssigheder, der kan tyde på, at en betaling var svigagtig.

• Overholdelse af lovbestemte krav: Afstemning hjælper virksomheder med at overholde kravene for aflæggelse af regnskab. Korrekt afstemning er nødvendig for, at virksomheder kan overholde regnskabsstandarderne og udarbejde regnskaber (f.eks. årsregnskaber), der er i overensstemmelse med myndighedernes retningslinjer.

• Beslutningstagning: Afstemning hjælper virksomheder med at sikre, at deres nøgleoplysninger er korrekte. Det giver også virksomheden mulighed for at træffe informerede og strategiske beslutninger baseret på finansiel indsigt, der tegner et repræsentativt billede af virksomheden.

Der er forskellige typer af afstemninger, som virksomheder udfører, for eksempel:

Afstemning af betalinger

Afstemning af betalinger er en proces, hvor virksomheder sammenligner gennemførte og modtagne betalinger med oplysningerne i deres regnskaber for at sikre, at disse to poster stemmer overens.

Afstemning af POS-betalinger

Afstemning af point of sale (POS) svarer til afstemning af betalinger. Forskellen er, at afstemning af POS fokuserer på betalinger i et fysisk miljø med betalingsterminaler.

Afstemning internt i koncernen

Koncerninterne afstemninger henviser til processen med at sammenligne og verificere betalinger, der finder sted mellem virksomheder inden for samme koncern.

Afstemning af lagerbeholdning

Afstemning af lagerbeholdning er processen med at sammenligne jeres oplysninger om lagerstatus med jeres faktiske lagerbeholdning.

Afstemning af mobile tegnebøger

Afstemning af mobile tegnebøger handler om at verificere betalinger fra mobile tegnebøger for at sikre, at interne data stemmer overens med rapporter fra eksterne mobile tegnebøger.

Selv om afstemning er afgørende for virksomheden, har mange virksomheder problemer med processen. Mange står over for udfordringer, som gør processen mere kompleks og besværlig. Disse udfordringer kan blandt andet handle om:

Forældede udbydere

Mange virksomheder arbejder med forældede udbydere, som har fragmenterede systemer til betalinger i butikker og e-handel. Det giver unødvendige og store problemer med afstemningen. Det er ikke muligt at automatisere processen, da disse udbydere ofte bruger ældre infrastruktur og ikke tilbyder de moderne løsninger, der kræves. I stedet er virksomhederne tvunget til at foretage afstemningen manuelt, hvilket kan tage flere arbejdsdage på grund af de fragmenterede salgskanaler og systemer. Virksomheder er derfor nødt til at oprette specifikke arbejdsgrupper, ofte bestående af mindst fire medarbejdere, der udelukkende arbejder med afstemning, hvilket giver høje (og unødvendige) omkostninger, for ikke at nævne den tid og de ressourcer, der bruges på opgaver, som nemt kan automatiseres.

Fragmenterede processer

Store virksomheder har ofte aktiviteter i flere regioner med flere butikker og betalingsudbydere. De forskellige kortindløsende banker og fragmenterede systemer giver store udfordringer, når det gælder afstemningen.

Hvis den centrale økonomiafdeling har brug for en rapport for en bestemt region, skal de manuelt downloade rapporter fra hvert land og kombinere dem. Det kan tage dage for lokale teams at fremskaffe disse rapporter.

En anden udfordring med afstemninger er, at arbejdsgruppen modtager forskellige formater for forskellige betalingsmetoder. Det er meget tidskrævende at skabe en harmoniseret afstemning på dette grundlag.

Høje omkostninger og mange fejl

Da afstemninger for det meste er manuelle, er der større risiko for menneskelige fejl, hvilket fører til, at medarbejderne bruger mere tid på at rette fejl og løse problemer. Menneskelige fejl i afstemninger kan også resultere i manglende overholdelse af vigtige krav, som kan føre til bøder og andre lovgivningsmæssige konsekvenser.

Den bedste tilgang er at automatisere jeres afstemning. Ved brug af automatisering kan virksomheder spare tid og ressourcer og fokusere på det, der skaber værdi for virksomheden. Lad os se på nogle af fordelene ved automatiseret afstemning:

• Effektivisering af processen: Alle data fra alle virksomhedens kanaler er samlet på én platform for at minimere omkostninger og tidsforbrug til rapportering.

• Centralt overblik Omfattende tjenester til afstemning tilbydes via en centraliseret platform og et centraliseret format.

• Færre menneskelige fejl: Implementer automatiseret afstemning for at minimere antallet af menneskelige fejl og effektivisere indsamlingen af mange datapunkter fra forskellige kilder.

I takt med at der udvikles nye digitale løsninger, vil afstemningen blive mere effektiv end nogensinde før. Virksomheder bør investere i denne mulighed for at sikre, at deres afstemningsprocesser sparer tid, energi og ressourcer – som i stedet kan bruges på deres kerneforretning.

Med Adyens rapporteringsportal kan I uden problemer håndtere afstemning af transaktioner for alle betalingsmetoder og salgskanaler på ét sted i et standardiseret format.

"Med Adyens udbetalingsfunktioner kan HUGO BOSS etablere stabile og effektive afstemningsprocesser for at afslutte hele betalingsprocessen, uanset hvilken betalingsmetode der er brugt, eller hvilken kanal betalingen har fundet sted i."

Boris Griesinger

Head of Finance Operations, HUGO BOSS

Med Adyen får du én platform til al rapportering, hvilket effektiviserer jeres drift og sikrer, at alle afstemninger er samlet ét sted. Løsningen omfatter:

• Automatiseret afstemning i realtid

• Konsolideret afstemning

• Effektiviseret afstemning

Virksomheder har reduceret antallet af fuldtidsansatte, der arbejder med afstemning, fra fire personer til en enkelt medarbejder ved hjælp af Adyens moderne løsning. Jeres team sparer flere arbejdsdage på afstemning og kan i stedet fokusere på at forbedre kundeoplevelser og skabe vækst. Vil I tage det næste skridt på jeres rejse og reducere arbejdet med afstemning fra dage til timer? Kontakt os.