Avstemming: Alt du trenger å vite om avstemming av kontoer

Finansiell avstemming er en bokføringsprosess der bedrifter sammenligner to ulike oppsett med finansielle data. Målet er å sikre at informasjonen er korrekt og å oppdage og korrigere eventuelle avvik tidlig i bokføringsprosessen.

Prosessen bak finansiell avstemming

Finansiell avstemming innebærer kontroll og sammenligning av interne register med eksterne dokumenter, som fakturaer, kvitteringer og kontoutskrifter. Enkelt forklart må bedriftens interne tall for penger som går inn og ut, stemme overens med fakturaene, kvitteringene og kontoutskriftene som er opprettet i praksis.

Bedrifter gjør slike avstemminger regelmessig for å opprettholde integriteten i finansielle register og umiddelbart rette opp avvik.

Finansiell avstemming bekrefter at bedriftens finansielle rapporter er pålitelige. Bedriftene gjør dette for å bekrefte at de finansielle rapportene er forenlige med de innkommende inntektene, og at den utgående pengestrømmen stemmer overens med dokumenterte og bekreftede betalinger.

Finansiell avstemming er viktig og verdifull for bedriftene av flere grunner:

• Korrekte finansielle poster: Når en bedrift behandler eller registrerer finansielle transaksjoner, kan det oppstå avvik og feil. Avstemming fungerer som en metode for å avdekke disse differansene og korrigere dem.

• Identifisere svindel: Finansiell avstemming er en måte å beskytte bedriftene mot svindel på. Ved å sammenligne registre kan bedriftene finne avvik som kan tyde på at en transaksjon har vært svindel.

• Regeletterlevelse på regulatorisk nivå: Avstemming hjelper bedriftene med å etterleve regelverkene som gjelder for bokføring av finanser. Korrekt finansiell avstemming er nødvendig for at bedriftene skal leve opp til regnskapslovgivningen og utarbeide finansielle rapporter (for eksempel årsregnskap) som er i samsvar med de regulatoriske retningslinjene.

• Beslutningstaking: Finansiell avstemming hjelper bedriftene med å sikre at deres viktigste informasjon består av korrekte opplysninger. Dette gir dessuten bedriften mulighet til å ta informerte og strategiske beslutninger ut fra finansielle innsikter som gir et representativt bilde av virksomheten.

Bedriftene gjennomfører ulike typer avstemminger, for eksempel:

Avstemming av betalinger

Avstemming av betalinger er en prosess der bedriftene sammenligner gjennomførte og innkomne betalinger med opplysninger i den finansielle rapporteringen, for å sikre at disse to registrene stemmer overens.

Avstemming av POS-transaksjoner

Avstemming av point of sale (POS) ligner på avstemming av betalinger. Forskjellen er at avstemming av POS fokuserer på transaksjoner i fysisk miljø med betalingsterminaler.

Avstemming innen konsernet

Avstemminger innen konsernet handler om prosessen med å sammenligne og verifisere transaksjoner som skjer mellom bedrifter innen samme forretningskonsern.

Avstemming for lagerstyring

Avstemming for lagerstyring handler om å sammenligne dataene for lagerstatus med det faktiske varelageret.

Avstemming for mobile lommebøker

Avstemming for mobile lommebøker handler om å verifisere transaksjoner fra mobile lommebøker for å sikre at de interne dataene stemmer overens med rapporter fra eksterne mobile lommebøker.

Selv om finansiell avstemming er avgjørende for driften, er det mange bedrifter som har problemer med prosessen. Mange møter utfordringer som gjør prosessen mer kompleks og omstendelig. Disse utfordringene kan blant annet handle om:

Eldre leverandører

Mange bedrifter samarbeider med eldre leverandører som har fragmenterte systemer for transaksjoner i butikk og e-handel. Dette medfører unødige og store problemer med avstemmingen. Det er ikke mulig å automatisere prosessen, fordi disse leverandørene ofte bruker eldre infrastruktur og ikke tilbyr de moderne løsningene som kreves. I stedet blir bedriftene tvunget til å gjennomføre avstemmingen manuelt, noe som kan ta flere arbeidsdager på grunn av de fragmenterte salgskanalene og systemene. Bedriftene må derfor ha egne arbeidsgrupper, ofte bestående av minst fire ansatte, som kun jobber med finansiell avstemming. Dette medfører høye (og unødvendige) kostnader, for ikke å snakke om tiden og ressursene som blir brukt på oppgaver det er enkelt å automatisere.

Fragmenterte prosesser

Store bedrifter driver ofte virksomhet i flere regioner, med flere butikker og betalingstjenesteleverandører. De ulike kortinnløsende bankene og fragmenterte systemene skaper enorme utfordringer når man vil gjennomføre avstemminger.

Hvis den sentrale økonomiavdelingen har behov for å hente ut en rapport for en spesifikk region, må de laste ned rapporter fra hvert land og sammenstille dem manuelt. Dette er et arbeid de lokale teamene kan bruke flere dager på.

En annen utfordring med avstemminger er at arbeidsgruppen får ulike formater for ulike betalingsmetoder. Å oppnå en helhetlig avstemming basert på dette er svært tidkrevende.

Høye kostnader og mange feil

Siden avstemmingen oftest foregår manuelt, medfører den en risiko for menneskelige feil, noe som fører til at medarbeiderne bruker mer tid på å feilsøke i rapporter og rette opp feil. Menneskelige feil i avstemmingen kan også føre til at man ikke følger viktige regelverk, noe som kan føre til bøter og andre regulatoriske konsekvenser.

Den beste fremgangsmåten er å automatisere den finansielle avstemmingen. Gjennom automatisering kan bedriftene spare tid og ressurser, slik at de i stedet kan fokusere på det som skaper verdi for virksomheten. La oss se på noen av fordelene med automatisert finansiell avstemming:

• Effektivisere prosessen: All data fra alle kanaler i virksomheten samles på én plattform, for å minimere kostnadene og tiden som brukes på rapportering.

• Sentralisert overblikk: Omfattende tjenester for avstemming tilbys gjennom en sentral plattform og et felles format.

• Minimere menneskelige feil: Ta i bruk automatisert avstemming for å minimere menneskelige feil og effektivisere innhentingen av mange datapunkter fra ulike kilder.

I takt med at det blir utviklet nye digitale løsninger, kommer den finansielle avstemmingen til å bli mer effektivisert enn noensinne. Bedriftene bør investere i denne muligheten for at avstemmingsprosessene skal kreve mindre tid, energi og ressurser – som i stedet kan allokeres til kjernevirksomheten.

Med Adyens portal for rapportering får dere mulighet til å håndtere avstemminger for transaksjoner sømløst for alle betalingsmetoder og salgskanaler på ett og samme sted, i et standardisert format.

“Med Adyens funksjoner for utbetalinger kan HUGO BOSS etablere stabile og effektive bokføringsrutiner for å avslutte hele betalingsprosessen, uansett hvilken betalingsmetode som benyttes eller hvilken kanal transaksjonen fant sted i.”

Boris Griesinger

Head of Finance Operations, HUGO BOSS

Med Adyen får dere én plattform for all rapportering, som effektiviserer virksomheten og sikrer at all finansiell avstemming skjer på ett sted. Løsningen omfatter:

• Automatisk avstemming i sanntid

• Konsolidert avstemming

• Effektivisert avstemming

Bedrifter har redusert antall heltidsansatte som jobber med avstemming fra fire personer til kun én medarbeider ved hjelp av Adyens løsning. Teamet deres sparer flere arbeidsdager på finansiell avstemming, og kan i stedet fokusere på å forbedre kundeopplevelsen og øke veksten.

Vil dere ta neste skritt på reisen og redusere arbeidet med finansiell avstemming fra dager til timer? Kontakt oss.