Riconciliazione bancaria: mai stato più semplice

Cos'è la riconciliazione bancaria? Se sei un imprenditore o un'azienda, ti sarai di certo ritrovato sommerso da fatture, file Excel, estratti conto bancari e altri documenti relativi alla tua attività. E riuscire a riconciliarli tutti può spesso diventare un'operazione complessa.

Ecco alcuni consigli per aiutarti ad accelerare il processo e renderlo più efficiente per i vari team, automatizzando al tempo stesso gran parte del lavoro.

Per agevolare il lavoro del personale addetto alla contabilità, è essenziale avere a portata di mano tutta la documentazione e i dati necessari. Proprio come accade con i puzzle, infatti, per trovare i pezzi mancanti e distinguerli da quelli sbagliati, servono quante più informazioni e dati possibili.

Il nostro consiglio? Cerca di centralizzare tutto su un'unica piattaforma​​.La riconciliazione pagamenti permetterà a te e al tuo team contabile di identificare rapidamente tutte le operazioni; ad esempio, quali transazioni sono state effettivamente incassate e quali rimborsate o non pagate, ottimizzando al meglio i processi in-house.​

Inoltre, il passaggio alla strategia omnicanale sarà molto più facile. Con la riconciliazione centralizzata le transizioni e-commerce/​POS(o viceversa) risultano più agevoli perché tutto appare nello stesso formato.Il risultato è quindi una maggiore adattabilità per il tuo business e la possibilità di espandersi rapidamente in nuovi mercati. In questo modo potrai snellire il tuo carico di lavoro, sia quello derivante dall'e-commerce che dai punti vendita. Con la riconciliazione bancaria automatica il lavoro manuale del tuo personale si riduce, si evitano errori e ci si può concentrare su nuovi progetti piuttosto che su operazioni amministrative.

Centralizzare tutte le transazioni consente, inoltre, di produrre report contenenti tutti i dati rilevanti e necessari in un unico file.

La riconciliazione cassa è già una sfida quotidiana per la tua azienda a livello locale; lo è ancora di più quando questa opera in diversi paesi, facendo sorgere la necessità di gestire la riconciliazione dei pagamenti a livello internazionale. Infine, il nostro miglior consiglio è quello di fare tutto il possibile per semplificare al massimo le procedure e gli strumenti aziendali.

Per esempio, più concretamente,ti consigliamo di evitare la riconciliazione dei report per le valute di ogni paese.​

Se il tuo business contempla più valute, l'automazione ti permetterà di verificare se un flusso di operazioni contiene transazioni con valute di negoziazione (valute in cui il consumatore paga) diverse dalla valuta di regolamento (valuta di incasso); questi importi lordi saranno convertiti in importi netti nella valuta di regolamento senza che tu debba fare nulla.

Ad esempio, se la valuta di regolamento della tua azienda è l'euro, ma si gestiscono anche pagamenti in dollari, nei report potrai vedere sia le valute e gli importi, sia il tasso di cambio utilizzato per convertire l'importo di negoziazione (dollari) nell'importo di regolamento (euro). In questo modo si evitano versamenti per il metodo di pagamento e si risparmia tempo nella validazione dei fondi ricevuti. Diventerà così più facile tenere la contabilità dei rimborsi e degli aggiustamenti, comprendere le spese trattenute per ogni transazione, contabilizzare le spese di pagamento (non pagate, restituite e altri costi associati) e liquidare il saldo del conto. ​Il tuo personale addetto alla contabilità dovrà svolgere il lavoro una sola volta e successivamente estenderlo a tutte le aree della tua attività, indipendentemente dalla valuta.​

Insomma, perché complicare le cose quando puoi renderle semplici con il software di riconciliazione bancaria di Adyen?

Tradizionalmente, i PSP effettuano i pagamenti quando le reti di carte o i ​metodi di pagamentoltrasmettono loro dei fondi. Questo processo può richiedere dai 2 ai 7 giorni, a seconda delle scadenze delle rispettive reti. A titolo esemplificativo, le vendite del tuo esercizio commerciale effettuate il 1° gennaio vengono pagate in più flussi nei giorni successivi, dal 2 gennaio al 7 gennaio. Poiché il giorno della vendita viene pagato in diversi casi su più flussi,​​il processo di riconciliazione richiede generalmente l'automazione per evitare che il tuo team debba monitorare l'arrivo di diversi flussi di pagamento durante la settimana.

Inoltre, se le tue vendite dell'intera giornata vengono pagate una sola volta, riceverai tutte le transazioni in un unico flusso.Con i versamenti per giorno di vendita, i tuoi pagamenti e i tuoi report si baseranno sui totali giornalieri.Ciò semplificherà il processo di riconciliazione e consentirà un flusso di cassa più prevedibile, salvando il tuo personale dai numerosi flussi di pagamento che complicano il lavoro quotidiano.​

Si tratta di un importante risparmio di tempo, soprattutto nel settore della vendita al dettaglio. Infatti, con i pagamenti a sette giorni è difficile valutare le performance di tutti i tuoi negozi, fisici e online, analizzare i loro risultati, prevedere i periodi di crescita o calo di transazioni e capire a colpo d'occhio la tipologia di clienti che visitano i tuoi punti vendita.

Se hai bisogno di assistenza per le tue operazioni di riconciliazione bancaria o se vuoi saperne di più su come automatizzarle, non esitare acontattarci.