Riconciliazione bancaria: mai stato più semplice

La riconciliazione bancaria può rivelarsi una vera sfida per la tua azienda. Ecco alcuni consigli per rendere il processo il più semplice e automatizzato possibile.

Se sei un imprenditore o un'azienda, ti sarai di certo ritrovato sommerso da fatture, file Excel, estratti conto bancari e altri documenti relativi alla tua attività. E riuscire a riconciliarli tutti può spesso diventare un'operazione complessa. Se a questo aggiungiamo lo scenario attuale in termini di misure di contenimento, ecco che ci si ritrova subito alle prese con un vero e proprio rompicapo logistico per i diversi team aziendali. In effetti, raccogliere tutti questi documenti quando si lavora a distanza diventa ancora più complicato, poiché i dati relativi alla riconciliazione sono dispersi e, di conseguenza, di difficile accesso.

Ecco alcuni consigli per aiutarti ad accelerare il processo e renderlo più efficiente per i vari team, automatizzando al tempo stesso gran parte del lavoro.

La gestione centralizzata dei dati ti permetterà di avere una visione completa della tua attività

Per agevolare il lavoro del personale addetto alla contabilità, è essenziale avere a portata di mano tutta la documentazione e i dati necessari. Proprio come accade con i puzzle, infatti, per trovare i pezzi mancanti e distinguerli da quelli sbagliati, servono quante più informazioni e dati possibili.

Il nostro consiglio? Cerca di centralizzare tutto su un'unica piattaforma​​. Questo permetterà a te e al tuo team contabile di identificare rapidamente tutte le operazioni; ad esempio, quali transazioni sono state effettivamente incassate e quali rimborsate o non pagate, ottimizzando al meglio i processi in-house.​

Inoltre, il passaggio alla strategia omnicanale sarà molto più facile. Con la riconciliazione centralizzata le transizioni e-commerce/​POS (o viceversa) risultano più agevoli perché tutto appare nello stesso formato. Il risultato è quindi una maggiore adattabilità per il tuo business e la possibilità di espandersi rapidamente in nuovi mercati. In questo modo potrai snellire il tuo carico di lavoro, sia quello derivante dall'e-commerce che dai punti vendita. Ne consegue che il lavoro manuale del tuo personale si riduce, si evitano errori e ci si può concentrare su nuovi progetti piuttosto che su operazioni amministrative.​

«Con Adyen, possiamo monitorare con precisione ogni singola transazione, indipendentemente dal sistema di vendita, e quindi sfruttare ogni singolo dato per comprendere al meglio il nostro lavoro. In termini di organizzazione e gestione della riconciliazione è quindi impossibile confondersi. »

Sami Graidia CFO Lunettes Pour Tous

Semplifica l'operazionale con report semplici e internazionali

Centralizzare tutte le transazioni consente, inoltre, di produrre report contenenti tutti i dati rilevanti e necessari in un unico file.

La riconciliazione è già una sfida quotidiana per la tua azienda a livello locale; lo è ancora di più quando questa opera in diversi paesi, facendo sorgere la necessità di gestire la riconciliazione dei pagamenti a livello internazionale. Infine, il nostro miglior consiglio è quello di fare tutto il possibile per semplificare al massimo le procedure e gli strumenti aziendali.

Per esempio, più concretamente, ti consigliamo di evitare la riconciliazione dei report per le valute di ogni paese.​

Se il tuo business contempla più valute, l'automazione ti permetterà di verificare se un flusso di operazioni contiene transazioni con valute di negoziazione (valute in cui il consumatore paga) diverse dalla valuta di regolamento (valuta di incasso); questi importi lordi saranno convertiti in importi netti nella valuta di regolamento senza che tu debba fare nulla.

Ad esempio, se la valuta di regolamento della tua azienda è l'euro, ma si gestiscono anche pagamenti in dollari, nei report potrai vedere sia le valute e gli importi, sia il tasso di cambio utilizzato per convertire l'importo di negoziazione (dollari) nell'importo di regolamento (euro). In questo modo si evitano versamenti per il metodo di pagamento e si risparmia tempo nella validazione dei fondi ricevuti. Diventerà così più facile tenere la contabilità dei rimborsi e degli aggiustamenti, comprendere le spese trattenute per ogni transazione, contabilizzare le spese di pagamento (non pagate, restituite e altri costi associati) e liquidare il saldo del conto. ​Il tuo personale addetto alla contabilità dovrà svolgere il lavoro una sola volta e successivamente estenderlo a tutte le aree della tua attività, indipendentemente dalla valuta.​

Insomma, perché complicare le cose quando puoi renderle semplici?

«Se si decide di diventare agili, è fondamentale scegliere partner tecnologici che abbiano lo stesso modo di lavorare. Ciò significa che non esistono barriere tecniche e difficoltà di integrazione. »

David Williams Omnichannel director e UX Deckers Specialist

Per una migliore gestione della liquidità, si consiglia di privilegiare pagamenti per ciascun giorno di vendita – Sales Day Payout

Tradizionalmente, i PSP effettuano i pagamenti quando le reti di carte o i ​ metodi di pagamento ltrasmettono loro dei fondi. Questo processo può richiedere dai 2 ai 7 giorni, a seconda delle scadenze delle rispettive reti. A titolo esemplificativo, le vendite del tuo esercizio commerciale effettuate il 1° gennaio vengono pagate in più flussi nei giorni successivi, dal 2 gennaio al 7 gennaio. Poiché il giorno della vendita viene pagato in diversi casi su più flussi, ​​il processo di riconciliazione richiede generalmente l'automazione per evitare che il tuo team debba monitorare l'arrivo di diversi flussi di pagamento durante la settimana.

Ricevi informazioni in tempo reale su tutti i tuoi canali di vendita

Inoltre, se le tue vendite dell'intera giornata vengono pagate una sola volta, riceverai tutte le transazioni in un unico flusso. Con i versamenti per giorno di vendita, i tuoi pagamenti e i tuoi report si baseranno sui totali giornalieri. Ciò semplificherà il processo di riconciliazione e consentirà un flusso di cassa più prevedibile, salvando il tuo personale dai numerosi flussi di pagamento che complicano il lavoro quotidiano.​

Funzionamento del Sales Day Payout

Si tratta di un importante risparmio di tempo, soprattutto nel settore della vendita al dettaglio. Infatti, con i pagamenti a sette giorni è difficile valutare le performance di tutti i tuoi negozi, fisici e online, analizzare i loro risultati, prevedere i periodi di crescita o calo di transazioni e capire a colpo d'occhio la tipologia di clienti che visitano i tuoi punti vendita.

«Il back-office di Adyen è un fantastico strumento che ti offre una visione completa del processo di pagamento e su tutti i canali. A dirla tutta, molti dei nostri strumenti, soprattutto quelli di contabilità, sono stati costruiti sulla base di quest'ultimo. »

Nicolas Metzke PDG Melvin & Hamilton Digital

Se hai bisogno di assistenza per le tue operazioni di riconciliazione bancaria o se vuoi saperne di più su come automatizzarle, non esitare a contattarci.


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