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Conciliación financiera: todo lo que necesitas saber
La conciliación financiera es importante para todas las empresas, especialmente para los retailers. Descubre todo lo que necesitas para aplicarla con eficacia.
La conciliación financiera desempeña un papel fundamental a la hora de garantizar la exactitud de los informes financieros de una empresa. Cuando se ejecuta con eficacia, se convierte en una poderosa herramienta para ahorrar tiempo y recursos, permitiendo a las empresas tomar decisiones con conocimiento de causa.
Lamentablemente, muchas empresas se enfrentan a una situación complicada, ya que a menudo confían en infraestructuras heredadas obsoletas para su conciliación financiera. Esto suele conducir a un proceso propenso a errores que hace perder tiempo y recursos. Según un estudio de Adyen, las empresas suelen tener más de cuatro equivalentes a tiempo completo (ETC) trabajando en la conciliación financiera. El 36% de las empresas también pierden al menos un día completo de trabajo a la semana en operaciones de pago.
Para superar este reto, las empresas pueden adoptar soluciones automatizadas, allanando el camino para una conciliación financiera ágil y sin errores.
En este blog, descubrirás:
¿Qué es la conciliación financiera?
¿Por qué es importante la conciliación financiera?
Ventajas de la conciliación financiera
Tipos de conciliación financiera
Los retos de la conciliación financiera y las mejores prácticas
Ventajas de una plataforma tecnológica financiera única
¿Qué es la conciliación financiera?
La conciliación financiera es un proceso contable en el que las empresas comparan dos conjuntos de datos financieros. El objetivo principal es garantizar que la información sea correcta e identificar y resolver cualquier discordancia en una fase temprana del proceso de contabilidad.
El proceso de conciliación financiera
La conciliación financiera implica comprobar y cotejar los registros internos con documentos externos, como facturas, recibos y extractos bancarios.
Las empresas realizan conciliaciones con regularidad para mantener la integridad de los registros financieros y resolver rápidamente las discrepancias.
¿Por qué es importante la conciliación financiera?
La conciliación financiera verifica la fiabilidad de los balances financieros de una empresa. Las empresas lo llevan a cabo para confirmar que los ingresos recibidos se abonan correctamente y que las salidas de fondos coinciden con los pagos documentados y reconocidos.
Ventajas de la conciliación financiera
Existen múltiples razones por las que la conciliación financiera es beneficiosa para las empresas:
Registros financieros precisos: cuando una empresa procesa o registra transacciones financieras, pueden producirse desajustes y errores. La conciliación sirve como método para encontrar estas disonancias y solucionarlas.
Detección de fraudes: la conciliación financiera es una forma de proteger a las empresas contra el fraude. Al comparar los registros, las empresas pueden encontrar desajustes que puedan sugerir que una transacción ha sido fraudulenta.
Cumplimiento de las normas reglamentarias: la conciliación ayuda a las empresas a cumplir los requisitos normativos y de conformidad. Una conciliación bancaria precisa permite a las empresas cumplir las normas de auditoría y generar informes que se ajusten a las directrices normativas.
Toma de decisiones: la conciliación financiera ayuda a las empresas a confiar en la exactitud de su información. Esto les permite tomar decisiones informadas y estratégicas sobre una base sólida de conocimientos financieros.
Tipos de conciliación financiera
Las empresas realizan diferentes tipos de conciliación, como:
Conciliación de pagos
La conciliación de pagos es un proceso financiero en el que las empresas comparan los pagos realizados o recibidos con lo registrado en los libros y balances financieros para asegurarse de que coinciden.
Conciliación de puntos de venta
La conciliación de puntos de venta (TPV) es similar a la conciliación de pagos, con la principal diferencia de que la conciliación de TPV se centra en las transacciones de los sistemas de TPV.
Conciliación entre empresas
La conciliación entre empresas compara y verifica las transacciones financieras entre empresas pertenecientes al mismo grupo corporativo.
Conciliación de inventario
La conciliación de inventario es el proceso de comparar los datos de inventario con lo que las empresas tienen en stock.
Conciliación de e-wallets
La conciliación de e-wallets consiste en verificar las transacciones de wallets digitales para garantizar que los registros internos coinciden con las declaraciones de los proveedores de estas.
Retos de la conciliación financiera
Aunque la conciliación financiera es esencial, las empresas suelen tener dificultades para llevarla a cabo. Muchas de ellas se enfrentan a retos que hacen que sea un proceso complejo y engorroso. Estos retos suelen implicar:
Proveedores heredados
Muchas empresas trabajan con proveedores heredados que tienen diferentes sistemas desconectados entre las operaciones online y las realizadas en tienda. Esto dificulta la conciliación. Automatizar el proceso no es una opción, ya que estos proveedores suelen utilizar una infraestructura tecnológica heredada y no ofrecen la tecnología moderna necesaria. En su lugar, las empresas lo hacen manualmente, lo que puede llevar días debido a la desconexión de sus sistemas. Esto suele obligar a las empresas a contar con equipos específicos formados por más de cuatro ETC centrados únicamente en la conciliación financiera, lo que se traduce en elevados gastos operativos y pérdida de tiempo y recursos.
Procesos fragmentados
Una empresa opera a menudo en distintas regiones, en múltiples ubicaciones y con múltiples proveedores de servicios de pago. Los diferentes bancos adquirentes y los sistemas fragmentados hacen que la consolidación de los datos y la conciliación de los pagos de diferentes comercios sea una tarea difícil.
Si el equipo financiero central necesita sacar un informe para una región concreta, tiene que descargar manualmente los informes de cada país y combinarlos. A veces, los equipos locales tardan días en enviar estos informes.
Otro reto es que los equipos de conciliación reciban formatos diferentes según los distintos métodos de pago. Combinar todo en un solo formato es laborioso.
Gastos generales elevados y errores
Dado que la conciliación es principalmente manual, existe un mayor riesgo de que se produzcan errores humanos, lo que hace que los equipos dediquen tiempo a resolver y solucionar problemas. Los errores humanos en la conciliación también pueden dar lugar a incumplimientos, lo que puede acarrear sanciones o consecuencias legales.
Las empresas que realizan conciliaciones manuales también pierden tiempo, recursos valiosos y dinero. Más del 30% de las empresas consideran que los errores de los procesos manuales son el principal problema de la conciliación financiera.
Mejores prácticas de conciliación financiera
La mejor forma de llevar a cabo la conciliación financiera es automatizando procesos. De ese modo, las empresas ahorran tiempo y recursos y pueden centrarse en lo que es importante para su negocio. A continuación se indican algunas de las ventajas de la conciliación financiera automatizada:
Agiliza el proceso: todos los datos de todas las operaciones y canales se consolidan en un solo sistema, lo que minimiza los gastos generales y el tiempo invertido. Esto también se traduce en informes financieros más exactos y precisos.
Centralizar la visión: los servicios integrales de conciliación se presentan en una ubicación central y en un único formato.
Minimizar los errores humanos: implementando la conciliación automatizada que elimina los errores humanos en las entradas manuales y agilizando la recuperación de múltiples fuentes de datos.
Las empresas necesitan un software de conciliación financiera que ofrezca tecnología moderna para automatizar el proceso. En los próximos tres años, el 66% de las organizaciones de servicios financieros planean invertir considerablemente en nuevas soluciones que automaticen los procesos manuales, considerándolas una de sus principales prioridades.
Las ventajas de una plataforma financiera tecnológica única para la conciliación
A medida que emergen nuevas tecnologías, aumentar la eficacia de la conciliación financiera resulta más fácil que nunca. Las empresas pueden aprovechar esta oportunidad convirtiendo la conciliación financiera en un proceso eficiente que ahorra tiempo, esfuerzo y recursos para que puedan centrarse en otras iniciativas empresariales básicas que generan más valor.
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Boris Griesinger
Director de operaciones financieras, HUGO BOSS
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